En los últimos años son cada vez más las personas y empresas que utilizan el certificado digital oficial para firmar documentos de todo tipo, ya sea ante administraciones públicas, entidades financieras o en cualquier transacción personal o mercantil porque ahorra mucho tiempo, evitamos escanear documentos o tener que enviarlos físicamente, y porque es mucho más seguro, ya que es muy complejo falsificar una firma con certificado digital. Además, es cada día más frecuente, especialmente en la relación entre empresas y administraciones públicas, que la firma con certificado sea la única válida, así que conviene tener muy claro cómo funciona, y de eso hablamos hoy.

En primer lugar, debemos tener el certificado digital instalado en el ordenador, con él instalado abriremos el documento pdf que vamos a firmar y seleccionaremos la sección herramientas del menú superior de la izquierda.

Esta opción nos abrirá un menú parecido a este, en el que seleccionaremos, de la sección de formularios y firmas, la opción de “Certificados”. Si quisiéramos firmar el documento con nuestra rúbrica, pero sin certificado digital escogeríamos la opción de “Rellenar y firmar”, pero debemos tener en cuenta que no es una firma oficial reconocida.

Con esta opción seleccionada volveremos a la cabecera y pincharemos sobre la solapa o pestaña que lleva el nombre de nuestro documento, al lado de la pestaña de “Herramientas”, para volver al pdf que queremos firmar.

Veremos que el menú del encabezado ha cambiado y ahora tendrá un aspecto similar al siguiente. De todas estas opciones seleccionaremos la primera, la de “Firmar digitalmente”, y automáticamente la flecha del ratón cambiará para que podamos dibujar un recuadro en la parte del documento donde queremos insertar la firma digital. Esta es la parte más artística, aunque es bastante sencilla. No importa cómo hagáis el recuadro, pdf adaptará la firma a su tamaño sin problemas.

Una vez señalado el cuadro de firma, automáticamente se abrirá un cuadro de diálogo con todos los certificados digitales instalados en el ordenador. A la izquierda veremos un selector redondo donde clicaremos para seleccionar el certificado que vamos a utilizar. Si tienes alguna duda puedes clicar sobre la opción ver detalles, que te permitirá ampliar información sobre el certificado en cuestión.

Una vez seleccionado el certificado pincharemos en la opción de continuar de este mismo cuadro de diálogo.

El siguiente cuadro de diálogo nos mostrará como quedará la firma definitiva en el documento, es el momento de verificar que no nos hemos equivocado de certificado. Si nos hemos equivocado, no es necesario empezar de nuevo, seleccionaremos la opción “Atrás” para cambiarlo, pero si es correcto pincharemos en “Firmar”.

Y listo, ya tenemos el documento en pdf con firmado con certificado digital. Este documento no es editable, así que está listo para afrontar cualquier trámite, ya sea personal o mercantil.

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