Porqué es importante controlar la información de caja

Cualquier negocio o empresa que trabaje con efectivo necesita tener las cuentas de caja bien claras, porque es una de las partidas que genera más errores en la contabilidad interna, así que conviene ser metódico con ella. La información de la caja ha de ser clara, que pueda interpretarse rápidamente de un vistazo, y que permita incluso la toma de decisiones rápidas en caso de observar algo que no termine de cuadrar. Es cierto que no todas las empresas tienen caja en efectivo y operan únicamente mediante operaciones en cuenta corriente bancaria, pero las que tienen caja están obligadas a llevar un buen control, por varias razones:

• La falta de control suele incentivar al robo por parte de los empleados que gestionan la caja, ya sea por el robo directo del saldo en efectivo o bien por el registro de gastos injustificados.
• Si no existe un buen control de caja se producen errores contables que impiden desgravar correctamente los gastos y más grave aún, se impide declarar correctamente las ventas y sus impuestos asociados, lo que aumenta el riesgo de sanciones por parte de hacienda.
• Sin una buena información de caja se dificulta la toma de buenas decisiones sobre la empresa, especialmente cuando el peso de las operaciones de caja es muy elevado.

En función del peso de las operaciones de caja en efectivo con respecto a todas las operaciones, el control de caja deber ser más o menos exhaustivo.

Controlar la información de caja puede hacerse a la antigua usanza con un libro registro de entradas y salidas de efectivo, cosa poco recomendable salvo en casos en que los movimientos de caja sean testimoniales o, mucho más sencillo, recomendable y fácil de usar, con una hoja de cálculo Excel.

La plantilla de control de caja permite una gestión efectiva de la caja de cualquier pequeño negocio y posibilita tener información clara y concisa. Cuando una información se presenta de esta forma se entiende al momento y se evitan errores que suelen terminar en pérdida de dinero. La plantilla permite asignar diferentes categorías:

• Lo primero y más importante, permite el registro de ingresos y gastos en una sola hoja de cálculo, cosa que facilita el registro.
• Incluye un campo que permite especificar a qué tipo de documento corresponde el apunte: factura, ticket, recibo o albarán.
• Contiene tres campos adicionales para detallar cada apunte correctamente: número de comprobante, ya sea una factura, un ticket o un albarán, el cliente o proveedor al que corresponde el apunte y, por último, un campo de descripción para acabar de dar detalles que no tengamos en campos anteriores.

Todas las categorías están hechas con desplegables para evitar errores de introducción de datos, aunque todos ellos son editables para que el usuario lo pueda adaptar a su situación particular.

Por último, y no menos importante, contiene un campo para introducir el importe de cada apunte y otro con el saldo resultante calculado.

Además de la hoja de registro de apuntes contiene una hoja que actúa como panel de control gráfico para interpretar la información de forma visual. Es una plantilla 100% abierta y editable, así que el usuario la puede adaptar a si situación particular si tiene conocimientos de Excel.