Costes indirectos: qué son, cómo repartirlos y cómo gestinárlos

¿Sabías que una parte importante de las empresas no fija bien sus precios porque no gestiona bien sus costes? Los costes indirectos juegan un papel fundamental para llevar tu estrategia de costes a otro nivel. Los costes indirectos son aquellos que no están relacionados directamente con la producción o a la actividad principal. Por ejemplo, para una empresa de paquetería, el consumo energético de la flota de vehículos (gasolina, gasoil, electricidad...) es un coste directo, porque es un coste que tiene que ver con el reparto, parte esencial del negocio, mientras que el coste de administración o los costes financieros, serían costes indirectos porque no tienen relación con las operaciones o actividad principal del negocio.

Separar los costes entre directos e indirectos permite elevar el nivel de detalle en la gestión de costes porque es la forma de hallar la rentabilidad real de un producto, una línea comercial o una oficina, entre otros, teniendo en cuenta todos los costes, los directos y los indirectos. Para determinar la rentabilidad real de una unidad de asignación de costes (productos, líneas de negocio, oficinas...), en primer lugar, se obtiene la rentabilidad bruta, calculada como diferencia entre las ventas y los costes directos y, en segundo lugar, se suman todos los costes indirectos y se asignan a los productos en una proporción llamada factor de asignación. En este modelo de reparto de costes indirectos entran en juego, por tanto, los siguientes elementos:

• Unidades de asignación o unidades de coste: son los elementos que vamos a analizar. Por ejemplo: productos, líneas de negocio, plantas de producción, áreas geográficas y muchas otras si la empresa dispone de información detalladas de sus unidades de negocio. Lo que buscamos es calcular la rentabilidad neta de las unidades de coste o asignación.
• Factores de asignación: marcan la forma en que se distribuirán los costes indirectos. En función de la disponibilidad de información se utilizará un factor u otro. Algunos de los más utilizados son:
  • Importe vendido: Los costes indirectos se reparten en función del volumen de ventas de cada producto o servicio, asignando más costes a los que generan mayores ingresos.
  • Horas trabajadas: Se distribuyen los costes indirectos según el tiempo empleado en cada actividad, siendo útil en empresas intensivas en mano de obra.
  • Unidades producidas: Los costes se asignan en proporción al número de unidades fabricadas, ideal para industrias con productos homogéneos.
  • Metros cuadrados ocupados: Se usa en negocios donde los costes dependen del espacio utilizado, como fábricas, oficinas o almacenes.
  • Número de trabajadores: La distribución se hace según la cantidad de empleados en cada área, adecuado para empresas con costes indirectos ligados a la plantilla.
  • Método combinado: Se ponderan varios de los factores anteriores para obtener una asignación más precisa y adaptada a la realidad del negocio.
• Detalle de los costes indirectos: contar con la suma de costes indirectos sería suficiente para aplicar el método de reparto, pero es interesante de contar con un detalle por categorías para conocer, también, el detalle de coste por categorías, por unidad de asignación o coste. Algunas categorías podrían ser:
  • Infraestructura: Costes asociados a instalaciones, mantenimiento y suministros básicos de la empresa.
  • Tecnológicos: Gastos en software, hardware, servidores y soporte IT.
  • Marketing y ventas: Inversión en publicidad, promoción, comisiones comerciales y herramientas de ventas.
  • Generales: Costes operativos no atribuibles a una sola área, como suministros o seguros.
  • Dirección: Gastos vinculados a la gestión estratégica y administrativa de la empresa.
  • Recursos Humanos: Costes de selección, formación, nómina y gestión del personal.
  • Logística y distribución: Gastos en transporte, almacenamiento y gestión de inventarios.

Para comprender mejor cómo se reparten los costes indirectos, veamos un caso práctico de una empresa con tres productos, Producto A, Producto B, Producto C y un total de costes indirectos de 30.000€. De estas tres unidades de coste o asignación, tenemos las siguientes ventas:

• Ventas de producto A: 50.000€
• Ventas del producto B: 30.000€
• Ventas del producto C: 20.000€
• Total ventas: 100.000€

Ahora calcularemos los porcentajes de asignación de cada producto:

• Asignación producto A = 50.000€ / 100.000€ = 50%
• Asignación producto B = 30.000€ / 100.000€ = 30%
• Asignación producto C = 20.000€ / 100.000€ = 20%

Por tanto, el coste indirecto que corresponde a cada producto se obtiene multiplicando el coste directo total por el porcentaje de asignación:

• Coste indirecto del producto A = 30.000€ x 50% = 15.000€
• Coste indirecto del producto B = 30.000€ x 30% =   9.000€
• Coste indirecto del producto C = 30.000€ x 20% =   6.000€

Además de conocer el detalle de los costes indirectos de cada producto, podemos también conocer fácilmente la rentabilidad neta si añadimos los costes directos, como diferencia entre las ventas, el coste directo y el indirecto. Imaginemos que tenemos los siguientes costes directos de cada producto:

• Costes directos del producto A: 8.000€
• Costes directos del producto B: 4.000€
• Costes directos del producto C: 1.000€

El beneficio de cada producto sería, por tanto:

• Beneficio del producto A = 50.000€ - 15.000€ - 8.000€ = 7.000€
• Beneficio del producto B = 30.000€ - 9.000€ - 4.000€ = 3.000€
• Beneficio del producto C = 30.000€ - 6.000€ - 1.000€ = 5.000€

En este caso vamos como el producto C, que sólo representa el 20% de la ventas, es el segundo que mayor rentabilidad absoluta aporta, mientras que el producto A, que representa el 50% de la facturación, tiene un peor comportamiento en cuanto a rentabilidad, a pesar de que en términos absolutos es el que mayor beneficio aporta. Este análisis es muy fácil hacerlo en Excel y obtener diferentes escenarios de costes en función de diferentes criterios, para optimizar las decisiones de costes.