Seguramente te habrás encontrado más de una vez, especialmente si trabajas en equipo, con que no entiendes las fórmulas de una plantilla Excel porque no la has hecho tú, pero a pesar de eso, estás obligado a utilizarla, así que debes aprender a hacerlo rápidamente para mantener tu productividad. Pues bien, hoy te explicamos 5 métodos que te ayudarán a entender cualquier hoja de cálculo en un tiempo récord:

Inspeccionar la fórmula: para nosotros es el primer método y seguramente el más rápido. Siempre que las fórmulas sean relativamente pequeñas, optaremos por esta opción. Para llevarla a cabo simplemente sitúa el selector de celda en aquella que contenga la fórmula y el cursor en la barra de fórmulas. Excel asignará un color a cada referencia de celda y lo marcará con el mismo color en la hoja, de forma que es muy fácil ver de dónde vienen los cálculos. Este es un ejemplo en el que queremos averiguar cómo se ha calculado el flujo de caja actualizado a 5 años que tenemos en la celda C45 de la plantilla de valoración de empresas:

Situando el cursor en la barra de fórmulas el rango que afecta a la fórmula cambia a color azul y automáticamente se marca el rango en el mismo color en la hoja de cálculo, una opción sin duda muy visual, como decíamos, que nos sacará de más de un apuro si la fórmula no es muy compleja.

Rastrear precedentes y dependientes: cuando la hoja de cálculo es extensa y contiene muchas fórmulas, las funcionalidades de rastrear precedentes y dependientes son la mejor opción. Nos permiten entender mucho mejor la estructura de cálculo de la hoja Excel, y de forma muy visual.

En primer lugar, la funcionalidad de rastrear precedentes permite conocer qué celdas son las que utiliza la fórmula para poder ser calculada, en segundo lugar, la de rastrear dependientes permite detectar qué celdas utilizan la fórmula evaluada para ser calculadas. De esta forma, analizando ambas opciones, podemos tener un contexto claro de toda la formulación. Es fácil usar estas funcionalidades, simplemente sitúa el selector en la celda que contiene la fórmula a evaluar y dirígete al menú superior Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Rastrear precedentes o Rastrear dependientes:

 

Si clicas en la primera opción aparecerán flechas en la hoja de cálculo con las celdas precedentes:

En este caso, como en el ejemplo anterior, estamos evaluando la fórmula de la celda C45 y, como vemos en azul, las celdas precedentes son los flujos de caja actualizados de los 5 primeros años del rango D43:H43. Podemos, a la vez, activar las celdas dependientes. En este caso el resultado sería

En este caso, la celda C45 (Flujo de caja actualizado 5 años) es dato input de la celda C48 (Valoración a 5 años) y, si os fijáis en la celda A43 en la que aparece el icono de una matriz, significa que es dato input de otras hojas del mismo libro o de otros libros.

Una cosa muy interesante de rastrear precedentes y dependientes es que puedes clicarlos varias veces seguidas y Excel irá marcando ambos hasta explicar todas las relaciones. De esta forma puedes llegar a visualizar todas las relaciones de fórmulas de una hoja. Las flechas pueden aparecer en tres colores:

  • Azul: señala la relación y ésta es correcta.
  • Roja: señala la relación pero está produciendo un error.
  • Negra discontinua: significa que la dependencia o procedencia se encuentra en otra hoja del mismo libro o en otro libro. Puedes clicar en el icono que da final a este tipo de flechas para ver las referencias a otras hojas.

Por último, puedes eliminar todas o una parte de las flecha que se marcan en la hoja gracias a la opción de Quitar flechas que verás en la misma sección del menú de Auditoría de fórmulas

Si abres el desplegable puedes: eliminar todas las flechas, eliminar sólo las precedentes o sólo las dependientes.

Evaluar la fórmula: si lo que queremos es entender la lógica de una fórmula, pero sin demasiado apoyo visual, esta es nuestra opción. Se trata de un evaluador de la forma en que se obtiene el resultado de una fórmula paso a paso. La opción de evaluar fórmulas la tienes también en el apartado de Auditoría de fórmulas.

Para usar esta funcionalidad simplemente sitúa el selector de celda en la que contenga la fórmula que quieres comprobar, clica sobre la opción de evaluar fórmula y te aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Con el botón evaluar puedes ir clicando y verás como se van realizando los diferentes cálculos que componen la fórmula. En ciertos casos se activará también el botón Paso a paso para entrar, que te permitirá obtener y evaluar los cálculos de celdas precedentes. Una vez hayas evaluado una celda precedente, utilizarás el botón Paso a paso para salir para regresar a la celda que originalmente estabas evaluando.

Mostrar las fórmulas: esta opción, que también encontrarás en la sección de Auditoría de fórmulas que estamos comentando desde el inicio, te permite ver las fórmulas, y no sus resultados, en la propia hoja de cálculo.

Así es como veríamos la plantilla de valoración de empresas después de clicar sobre esta opción:

Como ves, esto nos puede ayudar a ver rápidamente qué celdas utilizan fórmulas y qué celdas no y hacer un primer análisis rápido. Nos puede ser muy útil si las fórmulas son pequeñas. Para volver a ver las celdas con los resultados y no con las fórmulas, vuelve a clicar sobre la opción de Mostrar fórmulas.

Ayuda de Excel: esta opción es parecida al evaluador de fórmulas, ya que nos permitirá ver la fórmula y todos sus argumentos, así como una descripción y el resultados de cada uno de éstos. Si lo que queremos es valorar sólo una fórmula, esta es nuestra opción, pero cuidado, para poder utilizarla es obligatorio que la fórmula contenga una función de Excel. Para ejecutarla sitúa el selector de celda en aquella que contenga la fórmula con la función que quieres analizar y selecciona la opción Insertar función que encontrarás dentro de la sección de Fórmulas:

Si hacemos esto en la celda C43 de la plantilla de valoración de empresas que venimos utilizando desde el principio, veremos que contiene el sumatorio de los flujos de caja, de forma que nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

Aquí Excel nos explica, argumento a argumento, cómo usar esta función. El caso que nos ocupa no es muy complejo, pues se trata sólo de una suma, pero puede ser muy útil este tipo de análisis si la hoja de cálculo que tenemos entre manos, tiene muchas funciones que no conocemos.

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