Cómo buscar datos en Excel

Sin duda la búsqueda es otra de las funcionalidades clave de Excel. Dada la enorme capacidad de almacenar información que tiene, se hace imprescindible contar con una herramienta de búsqueda potente pero práctica y Excel cuenta con ella, pero no sólo nos referimos a buscar información de la que hemos introducido en un libro, sino que también nos referimos a buscar funcionalidades sin necesidad de navegar por los menús. Para dominar Excel es clave conocer estos dos tipos de búsqueda.

¿Cómo funciona la búsqueda de contenido en Excel?

La funcionalidad de búsqueda de contenido la tenemos en el menú superior, en la sección de “Inicio”, en el apartado de “Edición”:

Pinchando en la flecha desplegable hacia abajo, veremos todas estas opciones de búsqueda:

Buscar: permite buscar contenido escribiendo la búsqueda en un cuadro de texto. El cuadro de diálogo de esta opción es el siguiente:

Podemos escribir en el cuadro de texto lo que deseamos buscar y clicar en uno de los dos tipos de búsqueda:

• Buscar todos: nos devolverá una lista de las celdas que coinciden con el contenido escrito. En el siguiente ejemplo hemos buscado las celdas que contienen el texto “Zona Norte 1”:

• Buscar siguiente: Excel situará el selector de celda en la primera celda que encuentre con el contenido solicitado y, al volver a clicar sobre la opción “Buscar siguiente”, desplazará el selector hacia la siguiente celda con el contenido solicitado. Es una opción práctica para, además de buscar algo concreto en una hoja o libro, situarnos directamente en la celda para hacer algún cambio. En el siguiente ejemplo hemos hecho la misma búsqueda que en el caso anterior, y vemos cómo el selector de celda se sitúa sobre la celda correcta.

Si volviéramos a clicar en la opción de “Buscar siguiente” Excel situaría el cursor en la celda inmediatamente posterior, en el este caso de la de debajo.

Excel nos permite, además, ampliar los criterios de búsqueda. Para hacerlo sólo tenemos que clicar en el botón de "Opciones", lo que ampliará en cuadro de diálogo como se muestra en esta imagen.

• Formato: podemos establecer el formato como criterio de búsqueda. Si clicamos en el botón de formato se abrirá el cuadro de diálogo de formato de celdas en el que podremos seleccionar un formato concreto que queramos buscar: tipo de número, alineación, fuente, borde o relleno.
• Dentro de: permite seleccionar si queremos hacer la búsqueda en la hoja o en todo el libro.
• Buscar: permite personalizar el modo en que Excel realizará la búsqueda, si usamos la opción de “Buscar siguiente”. Si escogemos la opción buscar por filas Excel empezará en la fila 1, revisará allí todas las celdas hasta la última columna y después seguirá por la fila 2 y así sucesivamente. Si escogemos la opción de buscar por columnas Excel seguirá el mismo orden, pero por columnas.
• Buscar en: esta opción permite delimitar la búsqueda en función del tipo de contenido de las celdas: fórmulas, valores, notas o comentarios.
• Coincidir mayúsculas y minúsculas: si seleccionamos esta opción Excel hará distinción entre mayúsculas y minúsculas para realizar la búsqueda. Por defecto esta opción no está seleccionada.
• Coincidir con el contenido de toda la celda: con esta opción obligamos a Excel a hacer la búsqueda del contenido literal del cuadro de texto. Es una opción que no está marcada por defecto de forma que si el texto que estamos buscando se encuentra sólo en parte de una celda nos marcará esa celda como encontrada. Por ejemplo, si tenemos una tabla con las ventas del equipo comercial de una empresa y una de sus columnas es la zona geográfica en la que tenemos Zona Norte 1, Zona Norte 2, Zona Sur 1, y así sucesivamente, si en la búsqueda escribimos “Zona” sin marcar la opción “coincidir con el contenido de toda la celda”, nos devolverá como encontradas todas las zonas, porque todas contienen la palabra “Zona”.

Reemplazar: podemos acceder a esta funcionalidad a través del menú superior que hemos visto anteriormente con la opción "Reemplazar", o bien desde el cuadro de diálogo de la funcionalidad de buscar, seleccionando la pestaña “Reemplazar”.

El menú por defecto es muy parecido al anterior, simplemente aparece un nuevo cuadro de texto en el que podemos escribir el contenido con el que queremos reemplazar las celdas encontradas por el criterio que hemos establecido. Si clicamos el botón de “Opciones” veremos el cuadro de diálogo ampliado.

Las opciones que tenemos aquí son exactamente las mismas con alguna pequeña diferencia:

• Reemplazar con: permite escribir el contenido con el que queremos reemplazar las celdas encontradas y también el formato concreto que queremos dar a esas celdas con el botón de "Formato".
• Reemplazar todas: este botó reemplazará todas las celdas que encuentre.
• Reemplazar: cada vez que cliquemos en este botón Excel hará un solo reemplazo según el orden que hayamos establecido en la opción "Buscar" (por filas o por columnas).

Ir a: Es una funcionalidad bastante práctica que permite desplazarse por la hoja y por el libro. En la sección “Ir a” del cuadro de diálogo tendremos las últimas celdas a las que hayamos hecho referencia en esta funcionalidad, los rangos de celda a los que hayamos asignado nombre y las tablas. También podemos escribir la referencia de celda directamente en el cuadro de texto inferior del cuadro.

Ir a Especial: podemos acceder a esta funcionalidad a través del menú superior con la opción "Ir a Especial...", o bien con el botón "Especial..." del cuadro de diálogo anterior.

• Notas: irá a las celdas que contengan notas.
• Constantes: irá a las celdas con constantes. En esta opción podemos escoger qué tipo de constante buscamos: números, texto, valores lógicos y/o errores.
• Celdas con fórmulas: aquí también podemos escoger el tipo de contenido: números, texto, valores lógicos y/o errores.
• Celdas en blanco: seleccionará las celdas en blanco.
• Región actual: Excel seleccionará la región actual como, por ejemplo, una tabla de datos si el selector de celdas está sobre ella.
• Matriz actual: Excel seleccionará la matriz si el selector de celdas está sobre una matriz.
• Objetos: esta opción permite seleccionar objetos como gráficos, botones o cuadros de texto.
• Diferencias entre filas: selecciona todas las celdas que difieran de la celda activa de una fila seleccionada.
• Diferencias entre columnas: selecciona todas las celdas que difieran de la celda activa de una columna seleccionada.
• Celdas precedentes: selecciona las celdas a las que se hace referencia en la fórmula de la celda donde se encuentra el selector de celda. Permite seleccionar dos opciones, “directamente relacionadas”, que selecciona sólo las celdas a las que hace referencia la fórmula o “todos los niveles”, que hace referencia a las celdas directa e indirectamente.
• Celdas dependientes: selecciona celdas que hacen referencia a la celda activa. También cuenta con las opciones “directamente relacionadas” y “todos los niveles”.
• Última celda: última celda de la hoja que contiene datos o, que, sin contener datos, tiene algún formato establecido.
• Sólo celdas visibles: esta búsqueda puede ser útil si tenemos celdas ocultas.
• Celdas con formatos condicionales: selecciona celdas con formato condicional.
• Celdas con validación de datos: Selecciona celdas que cuentan con la funcionalidad de validación de datos como por ejemplo una lista desplegable. En esta sección podemos escoger cualquier tipo de validación de datos o sólo la validación que contiene la celda activa.

Fórmulas: permite seleccionar de forma rápida las celdas con fórmulas sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo en el botón de “Ir a Especial…” 

Notas: permite seleccionar de forma rápida las celdas con notas sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo en el botón de “Ir a Especial…”  

Constantes: permite seleccionar de forma rápida las celdas con constantes sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo en el botón de “Ir a Especial…”  

Validación de datos: permite seleccionar de forma rápida las celdas con validación de datos sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo en el botón de “Ir a Especial…” 

Selección de objetos: permite seleccionar de forma rápida los objetos de la hoja como gráficos o cuadros de texto sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo en el botón de “Ir a Especial…” 

Panel de selección: esta opción abrirá un menú en la derecha de la hoja para administrar objetos como gráficos. Nos permite cambiar el nombre de los objetos y hacerlos ocultos, por ejemplo.