Cómo crear una lista desplegable en Excel

Las listas desplegables de Excel son muy útiles para tratar información de una tabla o formulario, ya que permiten fijar el valor de una celda al contenido de una lista predeterminada, lo que impide errores al introducir datos, cosa especialmente importante cuando estamos compartiendo nuestros archivos con otros usuarios.

Para crear una lista desplegable en Excel lo primero que debes hacer, antes de nada, es crear la lista de valores que quieres que aparezca en tu lista desplegable. Lo recomendable es hacerlo en otra hoja distinta a donde tenemos los datos, sólo por un tema de orden. Aquí tenemos un ejemplo con una matriz con información de vendedores y sus zonas de actuación. En la columna Zona vamos a hacer la lista desplegable con las zonas disponibles. La lista de valores la hemos introducido en el rango F6:F9.

Una vez creada la lista, debemos situar el cursor en la celda donde queremos tener la lista desplegable y seleccionar, dentro del menú Datos, la opción de Validación de Datos del apartado de Herramientas de Datos: Datos > Herramientas de Datos > Validación de Datos.

Se abrirá un formulario como el siguiente. En la opción Permitir seleccionaremos la opción Lista, y en el campo Origen debemos seleccionar el rango que contiene los valores que queremos mostrar en nuestra lista, en este caso el rango $F$6:$F$9. Excel asigna los signos $ de forma automática para que el rango de la lista que fijo si queremos arrastrar la lista a otras celdas.

Una vez aceptemos ya tendremos en la celda la lista desplegable para seleccionar valores, de forma que sólo esos valores podrán ser introducidos en es celda.

Además, Excel permite dos opciones más. En el formulario anterior, donde es posible seleccionar el rango que conforma la lista, podemos introducir un mensaje de entrada en la celda que contiene el desplegable pinchando en la pestaña Mensaje de Entrada del formulario, donde podemos poner un título y un mensaje.

El resultado es que, cuando situamos el cursor en la celda o pasamos el ratón, nos aparece el mensaje. Se trata de una información adicional que puede guiar al usuario para saber que esa celda contiene una lista desplegable.



La segunda opción está en la tercera pestaña del formulario, es la opción Mensaje de Error, donde podemos hacer un cuadro de diálogo que se activa cuando el usuario introduce un valor que no está en la lista.

El resultado, cuando el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, es este, muy visual.