Cómo ingresar y copiar fórmulas en Excel

Para ingresar una fórmula en Excel debemos empezar por escribir el signo “=” y después introducir la fórmula que deseemos. El siguiente es un ejemplo sencillo en el que tenemos una tabla con las unidades vendidas por los comerciales de una empresa y el precio al que han vendido las unidades.

Añadiremos la columna importe que será una columna calculada donde introduciremos la fórmula que multiplica las unidades por el precio para obtener el importe de cada comercial. La fórmula es muy sencilla, para el caso de Emilio, el comercial que tenemos en la fila 2, el importe será la multiplicación de la celda B2 por la C2, precedido del signo “=” para indicar a Excel que estamos escribiendo una fórmula. A las celdas de una fórmula podemos hacer referencia escribiendo con el teclado o, mucho más cómodo, pinchando en la celda deseada con el ratón mientras escribimos la fórmula. Es muy importante ver cómo cada referencia de celda está en un color junto a la celda implicada en el cálculo, cosa que facilita mucho la localización de los datos implicados, en el caso de la fórmula del importe de Emilio la celda B2 es azul y la celda C2 es roja. Una vez finalizada la escritura de la fórmula pulsamos Entrar y veremos el resultado de la fórmula.

El siguiente paso sería introducir la misma fórmula para la fila 2 y la fila 3 donde tenemos dos comerciales más, Judith y Juan. En lugar de escribir las dos fórmulas de nuevo lo que vamos a hacer es copiar las fórmulas. Presta atención porque esta forma de copiar fórmulas es de mucha utilidad. Vamos a situar el cursor en el borde inferior derecho de la celda que queremos copiar, pincharemos con el botón izquierdo y con él pulsado arrastraremos hacia abajo hasta completar las filas deseadas, una vez finalicemos veremos cómo se ha copiado la misma fórmula, pero teniendo en cuenta las unidades y precios de las filas 3 y 4. Hay que tener en cuenta que, si en lugar de clicar y arrastrar hacemos doble clic sobre el recuadro de copiado de la celda, Excel completará la columna de forma automática. Esto es particularmente práctico si tenemos muchas filas.

Bien, ya tenemos calculados todos los importes de venta de todos los comerciales, ahora vamos a hacer los totales de columna, es decir, todas las unidades vendidas, el precio medio de venta y el total de importe vendido. Para hacerlo utilizaremos la función SUMA de Excel, una de las más prácticas. Nos situaremos en la celda B6 para introducir la siguiente fórmula: =SUMA(B2:B4), que sumará el contenido del rango de celdas entre las casillas B2 y B4. Esta instrucción la podemos introducir seleccionando el rango de celdas con el ratón.

En la celda D6 introduciremos la misma función SUMA pero para el rango de la columna importe, es decir, =SUMA(D2:D4), con el que obtendremos el importe total vendido por todos los comerciales. Ahora que ya tenemos las unidades vendidas y el importe vendido, ya podemos calcular el precio medio con una fórmula que introduciremos en la celda C6, que no será más que el importe total (D6) dividido entre las unidades totales (B6).

Y ya tenemos todos los resultados en este pequeño cuadro resumen. Con este sencillo ejemplo hemos aprendido a ingresar fórmulas y funciones y a copiarlas de forma muy sencilla.

También podemos copiar fórmulas utilizando las instrucciones Copiar y Pegar que encontraremos, o bien en el menú de Inicio en la sección de portapapeles.

O bien situándonos encima de la celda que queremos copiar, clicando con el botón derecha del ratón sobre la opción copiar del menú y después sobre la celda donde queremos pegar abriendo el mismo menú y seleccionando la opción pegar.

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