Cómo ordenar datos en Excel

Una de las funcionalidades clave de Excel en la gestión de bases de datos, es la ordenación y todas las posibilidades que ofrece. Podemos acceder a las funcionalidades de ordenación desde la pestaña de filtrado de cualquier encabezado de columna. Las opciones de ordenación son las señaladas en rojo en esta imagen. Las dos primeras opciones permiten ordenar de forma automática y la tercera, la de orden por color, nos permite ejecutar un orden personalizada por varios criterios.

También podemos acceder a las opciones de ordenación de Excel desde el menú superior Datos > Ordenar y filtrar. Los dos iconos más pequeños (flecha hacia abajo, indicando orden de "Z-A" o "A-Z") son los de ordenación automática, y el más grande permite hacer una ordenación personalizada por múltiples criterios. Si ejecutamos un filtro automático desde este menú hay que tener en cuenta que, para que se ejecute, debemos tener el selector de celda en alguno de los registros de la columna que queremos ordenar.

Las ordenaciones automáticas ordenarán en función del tipo de datos que tenemos en la columna:

• Fechas: ordenará de más reciente a más antiguo, o de más antiguo a más reciente.
• Texto: Ordenará de la Z a la A, o de la A a la Z.
• Números: Ordenará de mayor a menor, o de menor a mayor .

En cuánto a la ordenación personalizada, permite ordenar por diferentes criterios. Al ejecutarla se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: 

Con los botones superiores podemos:

• Agregar nivel: agregar un nuevo criterio de ordenación que veremos en el cuadro central.
• Eliminar nivel: eliminar el criterio de ordenación que tengamos seleccionado en el cuadro central
• Copiar nivel: duplicar el criterio de ordenación que tengamos seleccionado en el cuadro central. Esto nos puede ir bien porque, para un mismo campo de ordenación, nos puede interesar ordenar por distintos valores.
• Opciones: permite que los criterios distingan entre mayúsculas y minúsculas y ordenar de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha en función de la orientación de la tabla de datos. El cuadro de diálogo que nos permite ejecutar estas instrucciones es este:

En cuanto al cuadro central nos permite personalizar los distintos niveles de ordenación:

• Columna: aquí seleccionaremos la columna que escogemos para ordenar.
• Ordenar según: podemos ordenar por valor de la celda, color de la celda, color de la fuente o por el icono de formato condicional de cada celda.
• Orden: podemos seleccionar de mayor a menor, de menor a mayor si es campo numérico, de más antiguo a más reciente y viceversa si es una fecha o de la A a la Z o viceversa si es texto. Además, tenemos una tercera opción personalizada que nos permite editar el orden específico que queremos de ordenación con el siguiente cuadro de diálogo.