Extrae datos conectados con la función VALOR.CAMPO

Excel permite obtener datos en tiempo real sobre cotizaciones de acciones y otros productos financieros, así como información geográfica y poblacional. La función VALOR. CAMPO es una forma de extraer y organizar los datos conectados, aunque es mucho más práctico hacerlo con tablas, la función VALOR.CAMPO nos sirve si nos queremos estar sujetos a la falta de flexibilidad que éstas tienen en ocasiones. Hoy os explicamos cómo funciona y como puedes sacarle partido a la extracción de datos en tiempo real y, en particular, a la función VALOR.CAMPO.

Un ejemplo nos ayudará a explicarlo más fácilmente. En primer lugar, escribe sobre qué quieres extraer datos, por ejemplo, escribe Inditex para extraer información sobre su cotización. Ahora, con el selector situado en la misma celda, supongamos la A2, dirígete al menú superior:

Datos > Tipo de datos > Cotizaciones

Excel abrirá un cuadro de diálogo para que selecciones qué cotización de Inditex necesitas, de los diferentes mercados en los que cotiza. Selecciona uno de ellos. Ahora la celda A2 está conectada a los datos de cotización de Inditex

La función VALOR.CAMPO nos permite extraer diferentes datos de su cotización. Obtendremos su precio. En la celda B2 escribiremos:

=VALOR.CAMPO(A2;"Precio")

Aparecerá el precio de su acción y, lo mejor de todo, es que tendremos siempre actualizado su valor. Aunque la función VALOR.CAMPO nos permite obtener todos los datos asociados de un dato conectado, es mucho más fácil hacerlo con tablas, como ya hemos hablado en otros artículos. La conexión de datos en tiempo real de las últimas versiones de Excel es una funcionalidad muy útil y seguramente se irá ampliando, es muy útil saber gestionarlas de la mejor forma. Actualmente es posible conectar a datos de tres tipos:

• Cotizaciones: acciones, índices, ETFs y otros activos financieros.
• Moneda: pares de monedas como el EUR/USD o el EUR/JPY.
• Información geográfica de ciudades, países o regiones.

Para extraer los datos más fácilmente, como decíamos, usaremos las tablas. En primer lugar, escribe el nombre de los valores quieres buscar, imaginemos que usamos el rango A2:A4 y escribimos tres ciudades: Barcelona, Madrid y París. Ahora seleccionamos el rango A2:A4 y lo convertimos en tabla:

Insertar > Tabla 

Indicamos que la tabla no tiene encabezados. Ahora volvemos a seleccionar el rango A2:A4, sin en el encabezado, y hacemos:

Datos > Tipos de datos > Información geográfica

Ya tenemos los datos conectados y en forma de tabla, lo puedes verificar porque ahora aparece un icono al lado de cada nombre de ciudad. Es indiferente si primero conviertes los datos y luego conviertes los datos a tabla o lo haces al revés, el resultado será el mismo.

Ahora vamos a incorporar la población, pero en lugar de hacerlo con la función VALOR.CAMPO, lo haremos simplemente insertando columnas a la tabla:

• Inserta una columna a la tabla: si cambias el nombre de la columna a "Población", aparecerá la población directamente en todas las ciudades, pero debes escribirlo exactamente sin faltas de ortografía. Otro problema de hacerlo así es que no conocemos todos los datos disponibles en esta conexión, de forma que es posible que escribas categorías que no existen.
• Si no escribimos el nombre de la columna, podemos optar por escribir en B2 un "=", seleccionar la celda A2 y escribir un punto. Excel convertirá esto en una fórmula de referencia dentro de la tabla: =Tabla1[@Columna1].
• Después del punto, aparecerá una lista de datos que podemos seleccionar, escoge o escribe uno de ellos. Para el dato población, sería: =Tabla1[@Columna1].Población. Estas son las opciones que ahora mismo tiene disponible Excel: descripción, división de administración, imagen, latitud, longitud, líder(es), nombre, país o región y área.

Como decíamos, es mucho más intuitiva y fácil de organizar la extracción de datos en forma de tablas, pero no olvidemos que las tablas en ocasiones son poco flexibles si queremos, por ejemplo, mostrar la información en otro formato como por ejemplo un dashboard. En esos casos, la función VALOR.CAMPO es una gran aliada.

Un dato adicional que debes saber es que también puedes utilizar la función VALOR.CAMPO como hemos explicado en las tablas. Simplemente escribe esto donde quieras ubicar el resultado:

=A3.Precio

Obtendrás el mismo dato, una forma muy sencilla de aplicar la función y recordar fácilmente su sintaxis. Además, también permite ver todas las opciones de datos disponibles en forma de desplegable.

Por último, para que acabes de dominar al 100% la función VALOR.CAMPO, te dejamos con los principales errores que puedes encontrarte con ella y cómo solucionarlos:

• Error #¡VALOR! o #CAMPO!: El tipo de datos vinculado en la celda de referencia no contiene el campo que estás intentando extraer. Solución: Asegúrate de que el campo existe usando el menú emergente de la celda vinculada antes de escribir la función. Si no escribes correctamente el nombre de la categoría, sucede este error, es mejor utilizar el desplegable con las opciones disponibles.
• Error #N/A : El tipo de datos en la celda vinculada no es válido o no se ha reconocido. Solución: Verifica que la celda contiene un tipo de datos válido (como "Acciones" o "Geografía") y que está correctamente identificado por Excel.
• Error #¡REF!: La celda vinculada se eliminó o dejó de estar conectada. Solución: Vuelve a vincular el dato en la celda de origen y comprueba que VALORCAMPO apunte a la celda correcta.
• Error #¿NOMBRE?: Excel no reconoce la función. Solución: revisa que el nombre de la función esté escrito correctamente.