El formato condicional es una de las funcionalidades más interesantes de Excel porque nos permite analizar la información de forma muy visual e intuitiva. Consiste en aplicar un formato predeterminado o personalizado a un rango de celdas que cumplen con una serie de condiciones que, además, podremos construir nosotros mismos, aunque Excel también pone a nuestra disposición condiciones y formatos predeterminados.

El formato condicional lo tenemos en el menú superior en Inicio > Estilos > Formato Condicional. Al abrir esta opción del menú, nos encontramos con las cinco primeras opciones del desplegable del formato condicional corresponden a formatos predeterminados de Excel, son muy prácticos y fáciles de usar.

Reglas para resaltar celdas: Dado un rango determinado de datos, esta opción permite resaltar aquellos datos que cumplen alguna de las siguientes reglas respecto a un dato o una referencia a una celda: son mayores, son menores, están entre dos datos, son iguales, contienen un determinado texto, contienen una fecha determinada o los valores que están duplicados. Al final tenemos la opción “Más reglas…”, que nos abrirá el formato condicional personalizado. Esta opción la veremos en todos los desplegables de esta sección.

El cuadro de diálogo que se abrirá en todas estas opciones es como el de la siguiente imagen. Sólo debemos indicar el dato que sirve para aplicar el formato y seleccionar el formato que queremos aplicar, seleccionando una opción de la lista desplegable.

Una posible aplicación de este formato condicional sería, por ejemplo, dar formato de fuente en color rojo para una lista de las ventas de los comerciales de una empresa que no han superado un importe determinado, es decir, los que no cumplen con sus objetivos de ventas.

Reglas para valores superiores e inferiores: en esta sección tenemos seis opciones para aplicar formato a los primeros y últimos valores de un rango de datos. Las opciones son: a los 10 superiores, al 10% de los superiores, a los 10 inferiores, al 10% de los inferiores, a los que están por encima o por debajo de la media. 

Además, podemos cambiar los datos a tener en cuenta antes de aplicar el formato en el cuadro de diálogo donde aplicamos el formato:

Barras de datos: Esta es una opción muy visual para ver la cifra que contienen las celdas del rango seleccionado y poder compararlas entre ellas. Excel nos da seis opciones de diseño con un color diferente en la modalidad de degradado y seis en la modalidad de relleno sólido.

Escalas de color: Es una forma de ordenar un rango de datos gracias a su diseño. Podemos seleccionar de entre un total de 12 diseños: los que combinan el rojo y el verde como primeros y últimos datos o viceversa, con los tonos amarillos y naranjas para los datos intermedios, hasta otras combinaciones de colores entre el azul y el rojo o un solo color de sólido de degradado. El formato que conseguimos es muy visual y nos permite tomar decisiones con los datos de forma mucho más rápida.

Conjuntos de iconos: Nos permite señalar o etiquetar los datos con iconos. Excel pone a nuestra disposición hasta cuatro tipos de icono que aplicaremos en función del tipo de datos que tenemos: los direccionales, con flechas de colores o grises, las formas, algo más semejantes a un semáforo, indicadores e iconos de valoración.

El formato condicional, por tanto, es mucho más que un simple recurso estético en Excel. Es una funcionalidad esencial que enriquece la forma en que analizamos, interpretamos y presentamos datos. Ya sea para fines empresariales, académicos o personales, el dominio de esta herramienta es un paso crucial hacia la creación de hojas de cálculo más inteligentes, intuitivas y, sobre todo, útiles.

Plantillas relacionadas

Artículos relacionados

Publicado por:

Los minigráficos son, como su nombre indicia, gráficos muy pequeños y simples que caben en una celda. Son muy prácticos para hacer una...

Publicado por:

En empresas productivas o comerciales, las existencias juegan un papel fundamental y requieren especial atención, especialmente cuando los...

Publicado por:

Si trabajas de forma habitual con Excel, especialmente con hojas con muchas filas y columnas con datos, te habrás encontrado que cuando te...