El formato condicional es una de las funcionalidades más prácticas y utilizadas en Excel. Permite asignar un formato personalizado a una celda o rango de celdas en función de unos parámetros también personalizados, lo que da mucho juego para diseñar tus hojas de cálculo.

Para acceder al formato condicional iremos a Inicio > Estilos >Formato Condicional > Nueva Regla. Cuando abramos este cuadro de diálogo veremos dos secciones, la primera es para seleccionar el tipo de regla que queremos aplicar de entre seis opciones, la segunda nos permite describir la regla que activará el formato y diseñarlo.

Tipos de reglas del formato condicional personalizado

Aplicar formato a todas las celdas según sus valores: permite aplicar el formato deseado en función del valor de la celda, o bien en datos absolutos o bien en relación con el conjunto de datos. Las opciones de este criterio son muchas en función del estilo de formato que queramos y la regla que lo active.

  • Escala de dos colores: permite hacer un degradado con dos colores en función del valor de los datos. El cuadro de diálogo es el siguiente y nos permite jugar mucho con los campos tipo y valor, además de poder editar el color como queramos, lógicamente. El tipo de dato puede ser el valor más bajo y el más alto, un número determinado, un porcentaje, una fórmula concreta o el percentil. Debajo del tipo de dato pondremos el dato o fórmula que lo activa en función del tipo escogido.

  • Escala de tres colores: Funciona exactamente igual que la anterior, pero en este caso tenemos tres escalas, la superior, la inferior y una intermedia a la que podemos aplicar otra regla y formato para degradar el color a nuestro gusto.

  • Barra de datos: nos permite personalizar totalmente la misma opción de barra de datos estandarizada. Las barras de datos son muy prácticas para ver los datos más altos y bajos de un vistazo, actúan como un mini gráfico dentro de la celda. El menú para personalizarla es distinto a los dos anteriores.

Podemos hacer que se visualice sólo la barra sin el dato marcando la opción "Mostrar solo la barra" , también tenemos la opción de cambiar la regla de la barra más corta y la más larga para que Excel complete el trabajo con el resto de barras intermedias. Podemos asignar a ambas el valor más bajo o alto, un número, un porcentaje, una fórmula, un percentil o dejar la opción automática, en cuyo caso hará las barras proporcionalmente en base a una escala de 0 a 100.

Más abajo del cuadro de diálogo, tenemos la sección de apariencia de barra, donde podemos personalizar el relleno, el borde, la dirección de la barra y una opción adicional donde podemos personalizar el formato de los números negativos y el formato del eje del gráfico con este cuadro de diálogo:

Todos los cambios que vayamos aplicando los veremos en un recuadro de vista previa que se encuentra algo escondido, pero que es muy práctico.

  • Conjunto de iconos: nos permite personalizar totalmente la misma opción de conjunto de iconos standard. El menú de edición de esta opción es muy completo:

Podemos seleccionar el estilo del conjunto de iconos desde la lista desplegable, invertir el orden de ordenación para que los últimos sean los primeros y viceversa y mostrar sólo los iconos sin mostrar el valor seleccionando con la opción "Mostrar icono únicamente" situada la derecha del desplegable de estilos de icono. Lo más interesante es la sección de reglas a aplicar. Por un lado, podemos seleccionar un tipo de icono diferente para cada regla abriendo el desplegable de colores "Verde, Amarillo, Rojo", y por otro lado podemos asignar a cada rango el valor deseado para activar el icono con un tipo de dato también personalizable: porcentual, número, percentil o fórmula. Esta última opción aporta muchísima flexibilidad.

Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan: es una de las opciones que más juego da en el formato condicional de celda. Permite asignar un formato específico según el contenido de la celda con muchos criterios distintos para personalizar, que veremos en el primer desplegable.

  • Valor de la celda: es una opción muy flexible que permite muchas opciones, valores entre dos números, fórmulas o referencias de celda, mayores o menores que un valor, que no estén en un rango, que sean iguales o que sean diferentes. Esta es una de las opciones más usadas en el formato condicional. Debajo de la sección de descripción de la regla tenemos el botón de formato para personalizarlo junto a una vista previa para no perderlo de vista.
  • Texto específico: en ocasiones nos puede interesar esta opción para localizar una cadena de texto en una tabla de datos. Esta opción nos permite darle un formato especial a una regla creada a partir de texto con varios criterios: que contenga un texto, que no lo contenga, que empiece por una cadena de texto o que termine con ella.

  • Fechas: las opciones de fecha para aplicar formato son también muy interesantes. Permite asignar valor a las celdas con las siguientes fechas: ayer, hoy, mañana, los últimos siete días, la semana pasada, esta semana, la semana siguiente, el mes pasado, este mes y el mes siguiente. No tiene todas las opciones posibles con fechas, pero podemos hacer una regla personalizada con cualquier combinación de fechas desde otras opciones del formato condicional.

Celdas en blanco, sin espacios en blanco, con errores o sin ellos, se trata de cuatro opciones adicionales que no admiten personalización porque son de un solo criterio, pero que nos puede servir para depurar rangos de celdas con datos.

Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior: es una opción muy flexible y sencilla de implementar. Podemos personalizar la regla de formato escogiendo los primeros y los últimos datos de una selección y editar la cifra que activa el formato, ya sea en número absoluto o en porcentaje.

Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: esta opción nos permite personalizar, con mucho detalle, la ordenación de datos. Podemos editar la regla por muchos criterios distintos respecto al promedio del rango de datos: por encima del promedio, debajo del promedio, mayor o igual o menor o igual que el promedio y 1, 2 o 3 desviaciones estándar por encima o por debajo de la media.

Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados: es una opción de formato ideal para depurar datos si tenemos rangos de información muy amplios. Nos permite asignar un formato personalizado a los valores duplicados o a los valores únicos, según seleccionemos del desplegable de edición de reglas.

Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: todo lo que no podamos hacer con las opciones anteriores lo podremos hacer en esta opción que es, sin duda, la más flexible y la que nos va a permitir hacer casi cualquier regla que se nos ocurra. Sólo tenemos que escribir la fórmula que activará el formato en la barra de edición y escoger el formato a aplicar, como en las secciones anteriores.

Administrar reglas de formato condicional 

Podemos registrar tantas reglas como deseemos para distintos rangos de un libro Excel. Para verlas todas ellas y gestionarlas, Excel pone a nuestra disposición el administrador de reglas al que podemos acceder desde el menú de formato condicional seleccionando la opción "Administrar reglas". El cuadro de diálogo de gestión es el siguiente:

Podemos ver las reglas de todo el libro o sólo de la selección de celdas con el desplegable "Mostrar reglas de formato para". Desde este cuadro de diálogo podemos crear una nueva regla "Nueva regla", editar la regla seleccionada de la lista de reglas "Editar regla", eliminarla "Eliminar regla" o detenerla para que no se ejecute con el selector del final de cada regla llamado “Detener si es verdad”. Además, las veremos perfectamente organizadas por tipo de regla, con el formato que se aplica y el rango de celdas al que afecta. Por último, también podemos borrar las reglas de toda la hoja o un rango seleccionado con la opción "Borrar reglas" del menú de formato condicional.

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