Obtener y transformar datos en Excel

Si usas Excel de forma habitual, ya sabes que es una potente herramienta de cálculo, pero a lo mejor no sabes que puedes multiplicar su potencial si obtienes datos externos para hacer informes, dashboards o cálculos. No puedes decir que dominas Excel por completo hasta que no usas con soltura las herramientas de obtención de datos externos, así que hoy te contamos lo que es imprescindible saber sobre ellas.

Es bastante sencillo, las opciones de obtención de datos la tenemos en el menú superior en Datos > Obtener y transformar datos. En un post anterior, nos centramos en explicar algunas de las opciones dentro de la opción Obtener y transformar datos > Obtener datos, hoy nos centraremos en el resto de opciones que marcamos en esta imagen.

• Desde el texto/CSV: es la opción más utilizada y fácil de implementar. Esta opción permite previsualizar la importación y modificarla para importar los datos de la mejor forma para el usuario. Es una opción muy rápida y versátil.
• Desde la web: importar datos desde una web es bastante sencillo, sólo es necesario introducir la URL buscada, aunque los resultados de importación podrían no ser los deseados ya que hay multitud de diseños y éstos son modificados con frecuencia, con la da como resultado conexiones poco estables.
• Desde una tabla o rango: esta opción es muy interesante. Podemos conectar con una tabla con datos o con un rango de datos y editar con mucha precisión la conexión con el Editor Power Query.
• Fuentes recientes: esta opción facilita la gestión de conexiones, se trata de una lista de bastantes conexiones recientes, para consultar o ejecutar fácilmente.
• Conexiones existentes: otra opción para que gestiones tus conexiones. Desde aquí puedes acceder a todas las conexiones existentes en tu libro Excel y gestionarlas.

Consultas y conexiones

Una vez tienes los datos importados y conectados, utilizarás el menú Datos > Consultas y conexiones para gestionar las conexiones. Permite actualizar los datos externos y consultar y gestionar las distintas conexiones habilitadas.

Lo primero que debes saber es que es necesario actualizar los datos para hacer una importación, es decir, debemos actualizar los datos si hay información nueva porque Excel no lo hará de forma automática. Se actualiza con el botón de Datos > Consultas y conexiones > Actualizar. Nos ofrece diferentes posibilidades de actualización:

• Actualizar todo: actualiza todos los datos con contenidos externos.
• Actualizar: actualiza sólo los datos externos de la tabla activa.
• Actualizar estado: nos permite actualizar el estado de la actualización
• Cancelar actualización: cancela la actualización de datos externos, algo que nos puede servir cuando la carga de datos es muy grande y Excel tarda mucho en procesarla.

Por último, tenemos tres opciones más en este menú. La primera es la de consultas y conexiones, que nos abrirá un menú a la derecha del libro con las consultas realizadas a datos externos y las conexiones disponibles, es una forma rápida de acceder a lo que ya hemos utilizado.

La segunda opción es la de propiedades, que se activará cuando tengamos el selector de celda encima de una tabla con datos externos, nos permite configurar el diseño, formato y la forma en que se actualizan los datos. 

Tenemos dos secciones de opciones:

• Diseño y formato de datos: permite editar el formato cuando actualicemos datos. Podemos mantener el formato de las celdas, el orden, el filtro, el diseño de columna y su ancho, o bien que se actualicen al actualizar datos. También podemos incluir el número de fila al actualizar.
• Forma en que se insertan/eliminan filas al entrar/salir datos después de actualizar: Excel permite tres opciones para configurar cómo entran y salen los datos conectados.

La tercer y última opción de este menú es la de editar vínculos. Cuando tenemos un libro Excel vinculado a otro libro y compartimos el archivo con otros usuarios que no tienen acceso a los archivos vinculados, podemos configurar la actualización de los vínculos (manual o automática) con esta opción.