Ordena datos con ORDENAR y ORDENARPOR de Excel

Las funciones ORDENAR y ORDENARPOR en Excel permiten organizar datos de forma sencilla sin necesidad de ordenar manualmente. Estas funciones son especialmente útiles en hojas de cálculo con grandes volúmenes de información o cuando se requiere que los datos se actualicen de forma dinámica.

Función ORDENAR en Excel

La función ORDENAR se utiliza para clasificar un rango de datos en base a una o más columnas.

La sintaxis de la función ORDENAR es la siguiente:

=ORDENAR(matriz; [ordenar_índice]; [criterio_ordenación]; [por_columnas])

Donde los argumentos son:

• matriz: El rango o matriz que deseas ordenar.
• [ordenar_índice] (Opcional): Columna (o fila si el argumento "por_columnas" se activa) que deseas utilizar para ordenar. Si se omite, se usa la primera columna.
• [criterio_ordenación] (Opcional): 1 para orden ascendente (predeterminado) o -1 para orden descendente.
• [por_columnas] (Opcional): VERDADERO para ordenar por columnas; FALSO para ordenar por filas (predeterminado).

Lo veremos con un ejemplo. Supongamos que tienes la siguiente tabla de ventas:

Si deseas ordenar estos productos por el valor de ventas de forma descendente, puedes usar esta fórmula:

=ORDENAR(A2:B4; 2; -1)

El resultado lo ponemos en la celda D2. Se trata de un resultado matricial, Excel nos devuelve toda la tabla presentando Manzana en primer lugar, que es el producto con más ventas tal como hemos solicitado.

Función ORDENARPOR

La función ORDENARPOR permite ordenar una matriz según los valores de otra matriz asociada, lo que la hace ideal para ordenar por criterios adicionales.

La sintaxis de la función ORDENAR POR es la siguiente:

=ORDENARPOR(matriz; por_matriz1; [orden1];por_matriz2; [orden2]; ...)

Argumentos

• matriz: El rango que deseas ordenar.
• por_matriz1: El rango de celdas que contiene los valores por los que se desea ordenar.
• [orden1] (Opcional): 1 para orden ascendente (predeterminado) o -1 para orden descendente.

Por ejemplo, supongamos que tienes esta tabla con productos y dos criterios para ordenar: ventas y valor de inventario.

Si deseas ordenar los productos por el valor de ventas de forma descendente y, en caso de empate, por inventario de forma ascendente, puedes usar:

=ORDENARPOR(A2:C4; B2:B4; -1; C2:C4; 1)

El resultado es el siguiente:

Manzana y Naranja tienen las mismas ventas, así que aparecen ordenadas por inventario de forma ascendente, el menor primero. Una funcionalidad muy interesante de ORDENARPOR es que podemos utilizar un criterio de ordenación fuera de la tabla que vamos a ordenar, esto nos permite, por ejemplo, crear ordenaciones personalizadas.

Imagina el mismo ejemplo inicial, pero añadiremos una numeración del 1 al 3 en el rango D2:D4 que nos servirá para ordenar manualmente los productos:

En A6 insertamos ORDENARPOR con estos criterios:

=ORDENARPOR(A2:B4;D2:D4;1)

El resultado es que tenemos Naranja en el número 1, Plátano en el 2 y, por último, Manzana:

Ahora podríamos modificar el orden simplemente cambiando los datos del rango de criterios, obteniendo una tabla de productos dinámica.

Las diferencias clave entre ORDENAR y ORDENARPOR se basan, por tanto, en los siguientes aspectos:

• Ordenar por criterios múltiples: ORDENAR sólo admite un criterio de ordenación, pero ORDENARPOR no tiene esta limitación.
• Ordenador por columna externa: sólo puedes llevar a cabo esta funcionalidad con ORDENARPOR. 
• Resultado dinámico: lo es tanto para ORDENAR como para ORDENAR POR.

En conclusión, las funciones ORDENAR y ORDENARPOR en Excel son herramientas muy potentes que permiten clasificar datos de forma dinámica y automática. Su principal ventaja es que se actualizan en tiempo real si cambian los datos originales, lo que facilita el análisis de información compleja. Utilizando estas funciones puedes mejorar tus reportes y optimizar el manejo de datos en Excel.