Qué ventajas tiene una plantilla personalizada en Excel

Con el desarrollo informático y tecnológico se ha extendido mucho el uso de Excel para cualquier trabajo o incluso para el uso doméstico. Podríamos decir que no hay empresa o emprendedor que no tenga alguno de sus procesos basado en una plantilla de Excel. Una plantilla permite estandarizar un proceso, ya sea el registro de datos para cualquier tarea o un cálculo concreto que debemos repetir de forma recurrente, detrás de una plantilla se busca siempre estandarizar algo, lo que tiene enormes ventajas:

• Trabajar más rápido: en una plantilla estandarizada la información sigue un orden lógico, siempre el mismo, lo que permite acelerar los procesos, primero porque el orden va siempre relacionado con el tipo de información que se está utilizando y, segundo, porque al practicar el usuario siempre sobre la misma plantilla acaba siendo cada vez más eficiente.
• Cometer menos fallos: Excel permite evitar fallos por varias razones como por ejemplo los campos desplegables, que impiden escribir un valor que no esté en una lista, bloquear celdas contra escritura para evitar borrarlas o dar un aviso cuando el formato de la información de una celda no sea el adecuado. Al final esto repercute en tener menos fallos en el tratamiento de información y por tanto mejorar los procesos. Además, al poder guardar las fórmulas no es necesario escribirlas cada vez, evitando incurrir en errores.
• Mejor diseño: una plantilla permite mantener el diseño para gestionar una misma tarea o proceso. El diseño estandarizado repercute en una mejor lectura de la información para su interpretación y además permite estandarizar la confección de documentos, de forma que con una plantilla podemos hacer informes muy visuales e impactantes. En este apartado tenemos que destacar el módulo de gráficos de Excel, que permite hacer gráficos totalmente profesionales.
• Compartir información: Tener una plantilla estandarizada permite a los usuarios compartirla y trabajarla de forma conjunta. Al estar construida para trabajar más rápido y cometer menos errores es muy habitual que varias personas puedan usarla, ya sea en modo consultivo, en modo edición o en ambos modos.
• Menos costes: Una plantilla Excel permite ahorrar dinero en costosos y complejos programas que, muchas veces, además, no se pueden adaptar como más nos gustaría. En flexibilidad Excel destaca, sin duda, porque podemos adaptarlo a casi cualquier tarea con datos.
• Personalización de una plantilla: Es habitual que una misma plantilla no sea igual de práctica para un mismo proceso en dos empresas diferentes, por eso es importante que la plantilla sea editable, es decir, que sea abierta y modificable para que cada usuario pueda acabar de adaptarla a su caso concreto y sacar el máximo provecho de ella.

Algunos ejemplos de plantillas que encontrarás en nuestra sección de plantillas y que te ayudarán a organizar mejor tu trabajo son estas, aunque puedes encontrar muchas más:

• Contabilidad para autónomos: una plantilla para gestionar la contabilidad interna de cualquier emprendedor con la que tener un control exhaustivo de los resultados, los cobros pendientes y mucho más. 
• Calculadora de préstamos profesional: una plantilla con la que calcular el cuadro de amortización y todos los indicadores financieros de cualquier préstamo, ya sea con carencia o sin ella, creciente o normal, con sistema de amortización francés, alemán o americano, una herramienta de cálculo financiero muy completa.
• Plan de viabilidad: una plantilla con la que calcular la viabilidad futura de cualquier negocio mediante su análisis económico financiero, ya sea nuevo o en funcionamiento, muy fácil de usar y totalmente intuitiva.
• Seguimiento comercial: se trata de una plantilla con la que hacer un seguimiento de las acciones comerciales de cualquier empresa, ya sea con clientes potenciales o con clientes en cartera. Además, contiene una sección de informes para analizar la actividad comercial de la empresa.