Resume tablas dinámicas importando sus datos fácilmente con esta función

La función IMPORTARDATOSDINAMICOS (en inglés GETPIVOTDATA) se utiliza para extraer datos directamente desde una tabla dinámica especificando las condiciones que deseas (datos a extraer, campos y filas). Es especialmente útil cuando se manejan grandes volúmenes de información y se desea automatizar la obtención de datos específicos para customizar un informe que la rigidez de diseño de las tablas dinámicas no permite.

La sintaxis de la función IMPORTARDINAMICOS es la siguiente:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS (nombre_campo; tabla_dinámica; [campo1; elemento1]; ...)

• nombre_campo: Es el nombre del campo que contiene el valor que deseas extraer.

• tabla_dinámica: Es cualquier celda dentro de la tabla dinámica desde la cual se extraerá la información.

• [campo1; elemento1] (opcional): Son los filtros que permiten localizar el valor exacto que deseas extraer.

Por defecto, Excel genera automáticamente esta función cuando, desde fuera de la tabla, insertas una referencia de celda dentro de la tabla dinámica. Si prefieres utilizar referencias normales de celda (como =G3), puedes desactivarla siguiendo estos pasos:

1. Dentro del menú Analizar Tabla dinámica, ve a la pestaña Opciones.

2. Despliega las opciones para hacerlas visibles.

3. Desmarca la opción Generar fórmulas con IMPORTARDATOSDINAMICOS.

Ahora, si haces referencia a algún dato de la tabla dinámica no se activará la función.

Con un ejemplo verás que es bastante sencillo usarla. Imaginemos la siguiente tabla de ventas de un negocio, por producto, zona y mes:

Desde esta tabla hemos creado una tabla dinámica en la celda F3 de la que vamos a extraer un dato con la función IMPORTARDATOSDINAMICOS. En concreto, la ventas de Manzana en el Norte. Escribiremos:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("Ventas"; $F$3; "Producto"; "Manzana"; "Región"; "Norte")

• "Ventas": Es el campo de valor que queremos extraer.

• $A$3: Es cualquier celda dentro de la tabla dinámica que sirve como referencia para identificar la fuente de datos.

• "Producto"; "Manzana": Es el filtro que especifica que solo queremos los datos del producto "Manzana".

• "Región"; "Norte": Es el filtro adicional que indica que queremos los datos correspondientes a la región Norte.

Al ejecutar esta fórmula, el resultado será 100€, que es el valor correspondiente a las ventas de Manzana en la región Norte.

Como ves, es una función bastante sencilla pero a la vez práctica porque permite salir de la rigidez de las tablas dinámicas a la hora de diseñar informes, aunque tiene una sintaxis poco práctica. Estas son sus principales ventajas e inconvenientes:

Ventajas de la función IMPORTADINAMICOS

• Permite obtener datos específicos directamente desde una tabla dinámica. Ideal para crear reportes automatizados de forma sencilla.
• No se ve afectada por los cambios en la estructura de la tabla dinámica. Esto garantiza que las referencias se mantengan estables.
• Facilita la automatización de informes al mantener datos actualizados. Permite conectar datos a gráficos y análisis sin esfuerzo adicional.

Inconveniente de la función IMPORTADINAMICOS

• Puede resultar confusa para usuarios principiantes debido a su sintaxis. Requiere práctica para familiarizarse con su lógica.
• Si se desactivan las opciones automáticas de la tabla dinámica, las referencias a celdas se perderán. Esto puede llevar a errores difíciles de detectar. si no se recuerda esta opción.
• No es la mejor opción si deseas realizar cálculos complejos directamente en la tabla dinámica. Es mejor usarla para extraer datos simples.