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Cómo configurar la impresión en Excel

16-01-2021
Cómo configurar la impresión en Excel

Las opciones de impresión que Excel pone a nuestra disposición son realmente amplias, permitiéndonos configurar los márgenes, el tamaño, el área de impresión, los saltos de página, el fondo y muchas más funcionalidades. 

Si quieres aprender a dominar Excel de principio a fin, te recomendamos el curso de Excel que tenemos en la sección de administración, un curso totalmente completo con el que aprender desde las funcionalidades más básicas, como ingresar fórmulas y desplazarse por Excel, hasta las más avanzadas como los gráficos y tablas dinámicas o la conexión de Excel con datos externos, entre otros.

En cuanto a las opciones de impresión las tenemos en el menú superior, en la sección de Disposición de página, en el apartado de Configuración de página.

 

En esta sección, como su nombre indica, podemos configurar la página de cara a imprimir la hoja de forma que quede toda la información bien encajada en las hojas sin cortes, por ejemplo. Las secciones que podemos editar son estas.

  • Márgenes: Excel nos propone una serie de márgenes predeterminados, normal, ancho y estrecho y una última opción que corresponde a nuestra última personalización de márgenes, que también podemos configurar a través de la opción de márgenes personalizados.

 

El margen personalizado lo podemos editar con el siguiente cuadro de diálogo:

 

Con los selectores de alrededor de la hoja podemos subir o bajar los márgenes de las diferentes áreas de la hoja a nuestro gusto. También podemos centrar la hoja, horizontal o verticalmente, con las dos opciones del final del cuadro. En cuanto a las funcionalidades que tenemos en los botones de más abajo, podemos:

Imprimir la hoja.
Vista preliminar: ver una vista previa del documento que nos llevará el backstage de la que podemos salir con el botón de la parte superior derecha  .

 

Opciones: abrirá las opciones de gestión de la impresora. Se trata de un enlace para abrir el software de la propia impresora, así que es una parte de fuera de Excel.

  • Orientación: la orientación permite cambiarla entre horizontal y vertical.
  • Tamaño: esta opción nos permite configurar el tamaño del papel que vamos a utilizar para imprimir. Excel nos da primero la opción de escoger entre una lista bastante amplia de medidas predeterminadas como el papel A4 o el A5 por ejemplo, y una última opción para configurar el tamaño del papel y otros aspectos.

 

El cuadro de diálogo para personalizar el tamaño del papel que podemos abrir a través de la última opción del menú anterior, la de "más tamaños de papel", es el siguiente:

 

Orientación: desde aquí también podemos configurar la orientación del papel con las dos opciones, vertical u horizontal.
Ajuste de escala: aquí podemos ajustar el tamaño de la impresión, o bien en % para ampliar o reducir proporcionalmente su tamaño, o bien con la opción “ajustar a” que permite ajustarlo a un número de páginas concreto con las opciones “páginas de ancho” y “páginas de alto”.
Ajustes de tamaño: en la última sección de este cuadro de diálogo tenemos las opciones de ajuste de tamaño. En ellas podemos seleccionar el tamaño de papel predeterminado y la calidad de la impresión.
  • Área de impresión: esta opción permite seleccionar una parte de la hoja para imprimir sólo ese rango seleccionado. Para establecer un área de impresión debemos, primero, seleccionar el rango de celdas que queremos imprimir y, después, clicar en la opción de establecer área . En este momento sólo se imprimirá el área seleccionada. Para borrarlo sólo debemos seleccionar la otra opción de este menú, la de borrado  .
  • Saltos: con esta opción puedes insertar o quitar saltos de página para configurar la página. Aunque es posible hacerlo con la vista normal, te recomendamos que utilices la opción de “Ver saltos de página” del menú de “Vista” y la sección “Vistas de libro”.

 

Para insertar un salto de página vertical debemos seleccionar la fila que está por debajo de donde vamos a insertar el salto de página, y para insertar un salto de página vertical debemos seleccionar la columna situada a la derecha de donde queremos insertar el salto de página. Con ella seleccionada, fila o columna, clicaremos sobre la opción de insertar salto de página. También podemos borrarlos y reestablecer a los saltos de página predeterminado.

  • Fondo: Con esta opción podemos agregar una imagen que actúe como fondo de la hoja. Excel nos permite hacer la búsqueda de la imagen en el propio ordenador o directamente desde Bing.
  • Imprimir títulos: Cuando una hoja abarca más de una página es posible imprimir los encabezados o etiquetas de filas y columnas. Esto nos irá bien cuando tenemos listas de datos muy largas que se imprimen en más de una hoja para conservar los encabezados en todas las hojas impresas. Cuando seleccionemos esta opción se abrirá el cuadro de diálogo de edición de hoja.

 

Para imprimir los encabezados debemos indicar en el cuadro de texto “repetir filas del extremo superior” dónde tenemos los títulos de las filas que queremos repetir. Si en lugar de filas los encabezados los tenemos en columnas utilizaremos la segunda opción de “repetir columnas a la izquierda”. Del resto de secciones de este cuadro de diálogo hablaremos más adelante.

 

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