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Finanzas y contabilidad
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Cómo hacer un presupuesto de tesorería en Excel

12-10-2020
Cómo hacer un presupuesto de tesorería en Excel

El presupuesto anual de tesorería es una de las herramientas más importantes de la empresa para garantizar su supervivencia a corto plazo. Se trata de una proyección a 12 meses de los cobros y pagos de la empresa con los que saber si va a producirse un superávit o un déficit de liquidez, y actuar en consecuencia para evitar las tan temidas tensiones de liquidez.

El presupuesto anual de tesorería es muy diferente a la cuenta de resultados contable de la empresa porque se hace en base a las fechas de cobro y pago de todas las operaciones, y no en base a su devengo contable. Además, el presupuesto de tesorería no incluye aquellas partidas contables que no suponen movimiento de flujo de efectivo, como las amortizaciones.

Para hacer un presupuesto de tesorería en Excel es importante estructurar bien la hoja de cálculo. En los encabezados de columna pondremos los meses del año y una última columna para hacer el sumatorio total de todo el año. En las filas de la primera columna es de vital importancia clasificar bien las partidas en las que organizar todos los apuntes de cobro y pago. La clasificación más adecuada es la siguiente:

  • Cobros Operativos: se trata de los cobros derivados de la actividad principal de la empresa. Se pueden clasificar según varios criterios en función de las necesidades de información:
    • Por producto o servicio.
    • Por línea de negocio.
    • Por localización geográfica.
    • Por delegación o sucursal.
  • Pagos directos: se trata de los pagos por compra de productos y servicios directamente relacionados con el que la empresa vende. Se trata del pago de los costes directos, incluidos los gastos del personal dedicado forma directa a la producción. La diferencia entre los cobros operativos y los pagos directos se llama flujo de caja operativo, y nos da una idea de la capacidad de la actividad fundamental de la empresa de generar liquidez.
  • Pagos indirectos: en este apartado se incluyen los pagos de costes no directamente relacionados con la producción, nos referimos, por ejemplo, a los costes de administración y otros costes estructurales, como el alquiler de las instalaciones, por ejemplo.
  • Financiación ajena:
    • Entradas de financiación ajena: tanto el abono de préstamos a largo plazo como el abono de productos de financiación circulante como disposición de líneas de confirming, abonos de remesas al descuento etc.
    • Salidas de financiación ajena: ya sea por la amortización de préstamos a largo plazo o por el vencimiento de operaciones de financiación circulante.
  • Intereses y comisiones: en este apartado incluimos tanto intereses cobrados por inversiones financieras como intereses y comisiones pagadas por la financiación obtenida.
  • Operaciones de capital: es muy importante tener este apartado en el presupuesto de tesorería porque, cuando ni la empresa ni la financiación arrojan saldo positivo, los socios deben complementar el déficit de liquidez para que la empresa sea viable. En este apartado se incluyen las ampliaciones de capital y las reducciones, así como el pago de dividendos. El saldo derivado de la financiación ajena, los intereses y comisiones y las operaciones de capital se llama flujo financiero.
  • Operaciones de inversión: Ya sea por la compra o por la venta de activos de cualquier tipo. El flujo de caja derivado de este apartado se denomina flujo de caja de inversión.

Por último, es fundamental establecer un saldo de caja inicial, así como el de líneas de financiación y préstamos para que Excel vaya calculando la evolución de los tres saldos a lo largo del año. Esta sería, junto al resultado de flujo de caja de cada mes, la finalidad última del presupuesto anual de tesorería:

  • Conocer el resultado mensual del flujo de caja y su valor acumulado.
  • Dispuesto y disponible de las líneas de financiación circulante.
  • Ver la evolución del capital pendiente de los préstamos a largo plazo.

Una vez hemos completado nuestro presupuesto de tesorería debemos controlar, conforme avanza el año, si se producen desviaciones entre la situación real y la situación presupuestada. Para hacerlo haremos una copia exacta del presupuesto de tesorería en otra hoja de cálculo en la que iremos introduciendo, mes a mes, la evolución real, y una tercera hoja en la que se calcularán las diferencias entre presupuesto y realidad de forma que sea muy sencillo ver como son numéricamente esas diferencias. A esta última hoja es conveniente dar formato condicional a las cifras para que aparezcan en rojo o en verde en función de si la diferencia es buena o mala para el resultado de liquidez.

En este video te explicamos como hacer el presupuesto de tesorería completo en excel, paso a paso.

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