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Marketing
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Cómo hacer un seguimiento comercial

30-11-2020
Cómo hacer un seguimiento comercial

El seguimiento comercial supone llevar un registro y control de las acciones comerciales que hace una empresa y no hay que confundirlo con el seguimiento de las ventas, que sería registrar y analizar sólo las ventas y no sus actividades anteriores. El seguimiento comercial es, por tanto, previo a la venta y nos ayuda a optimizar las acciones comerciales de cualquier empresa, grande o pequeña.

Te recordamos que tenemos disponible la plantilla de seguimiento comercial en la sección de ventas con la que llevar a cabo un seguimiento detallado y exhaustivo de las acciones comerciales de cualquier empresa o emprendedor.

Lo fundamental para hacer un seguimiento comercial correcto es tener un registro de todas las acciones comerciales que se hacen en la empresa, con especial atención a varios campos imprescindibles que deben controlarse especialmente:

  • Estado de la venta: toda venta en cualquier actividad empresarial sigue un proceso, desde una primera fase de contacto inicial hasta la última en que se cierra efectivamente la venta. Este proceso puede ser muy diferente en función del proceso de decisión que tenga que afrontar el comprador, en ocasiones será un proceso muy corto, como ir a comprar el pan, o más largo, como comprar una casa, pero en todos los casos se sigue un proceso también llamado embudo de conversión que nos indica en qué fase del proceso de venta se encuentra una acción comercial y es fundamental que se detalle en el registro de acciones comerciales.
  • Importe potencial y productos o servicios ofrecidos: es otro de los puntos más importantes del registro y, además, está muy ligado con el estado de venta. Es cierto que, según el sector de actividad, es posible que el importe potencial de la venta varíe mucho conforme la venta va avanzando de estado, pero es importante registrar el importe potencial de una venta y sus productos o servicios asociados para corregir u optimizar la estrategia de precios, por ejemplo.
  • Fecha de recontacto: uno de los puntos que diferencia una estrategia comercial exitosa de otra que no lo es, es el seguimiento comercial de cada acción, y para hacerlo bien es imprescindible registrar en qué momento del futuro, ya sea cercano o lejano, se va a retomar una acción comercial para intentar empujarla hacia la siguiente fase del proceso de ventas.
  • Comentarios: para poder seguir el hilo de una acción comercial son imprescindibles los comentarios. El campo de comentarios debe contener los puntos más importantes de las conversaciones con los potenciales compradores, especialmente si el proceso de decisión de compra es largo. Además, un potencial comprador siempre tendrá mejor sensación cuando su interlocutor recuerda perfectamente la negociación que se ha mantenido a lo largo del tiempo, lo que repercute en mejores estadísticas de venta.

Además de estos puede haber muchos otros campos como por ejemplo el segmento de cliente, pero los anteriores son los fundamentales para hacer un seguimiento detallado. Toda esta información bien resumida nos debería llevar a varios informes clave de seguimiento de acciones comerciales:

  • Agenda comercial: la fecha de recontacto nos permite obtener la agenda comercial de los próximas días o semanas, pero como además contamos con la fase del estado de venta y el importe potencial, tendremos una agenda comercial que podemos ordenar por prioridades, no por tiempo, algo fundamental para optimizar la actividad comercial.
  • Embudo de conversión: tener la fase del estado de ventas nos va a permitir hacer un resumen estadístico de cómo avanzan las ventas a lo largo del embudo de conversión y corregir aquellas fases que tienen peor comportamiento.
  • Actividad comercial: Se trata de un resumen de toda la información por meses, tanto el mes de alta de las acciones comerciales como su mes de cierre, de forma que vemos qué meses tenemos más actividad y qué meses tenemos meses, lo que permite hacer una previsión de cuándo tendremos más o menos ventas porque vemos cuánta actividad comercial estamos llevando a cabo.

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