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Cómo recuperar facturas impagadas

02-06-2021
Cómo recuperar facturas impagadas

En casi cualquier empresa de cualquier sector los impagados están a la orden del día. A la dificultad de realizar una venta, tarea ya bastante complicada, debemos añadir la tarea de cobrarla, cosa que no siempre es fácil. En general, la mayor parte de clientes pagan a tiempo, pero siempre hay un grupo que no lo hace y la gestión de cobro se encarga de reducir ese grupo lo máximo posible.

Dentro de las muchas herramientas de las que dispone una empresa para reclamar una factura impagada, una de las más efectivas es la carta de reclamación. Se trata de una serie de comunicaciones en la que solicitamos el pago de la deuda y que, además, permiten demostrar que esa deuda ha sido efectivamente reclamada, hecho que corta el plazo de prescripción de la deuda y permite iniciar el proceso judicial.

Cómo hacer una carta de reclamación de impago

Primero debemos tener en cuenta que es recomendable hacer tres cartas, algunos recomiendan incluso cuatro, pero no más allá. Si después de las tres o cuatro cartas no existe una respuesta satisfactoria, lo recomendable es iniciar la vía judicial.

En la primera carta reclamaremos la deuda con un tono más bien amistoso y cercano. Se trata de hacer un recordatorio sin ser demasiado agresivo en el redactado, pues podría tratarse de un despiste o un fallo en el departamento administrativo de la empresa. Es muy importante que en esta primera reclamación conste, de forma clara:

  • La fecha de la comunicación.
  • Los datos fiscales de ambas partes, acreedor y deudor.
  • El número de cliente.
  • Los datos de la factura: número de factura, fecha de emisión, concepto, importe total de la factura e importe pendiente de pago si es diferente.
  • Datos de para domiciliar el pago que se reclama: normalmente es suficiente con indicar el IBAN.

Hay que recordar que la carta no sólo sirve para intentar cobrar en ese momento las facturas pendientes, sino que nos debe servir para documentar y demostrar que se ha reclamado la deuda.

Si con la primera carta no tenemos una respuesta satisfactoria, al cabo de unos días se envía la segunda carta. No hay nada escrito acerca de los días que hay que dejar pasar entre la primera y la segunda factura, pero no conviene dejar demasiados, más todavía si no hemos recibido ninguna respuesta. En esta carta es recomendable subir el tono del redactado, ya hemos hecho una primera solicitud y aquí debemos recordar que no hemos recibido respuesta a nuestra primera reclamación, mencionando los mismos datos que en la primera carta y estos añadidos:

  • Intereses de demora: es posible aplicarlos en virtud del artículo 7 de la Ley 3/2004, y es recomendable hacerlo. Se trata de hacer entender al deudor que el tiempo cuesta dinero.
  • Plazo de pago desde la recepción de la carta: es importante poner una fecha a partir de la cuál empiecen a correr de nuevo los intereses de demora si el cliente no liquida la deuda.

Si después de la segunda carta tampoco tenemos resultados positivos enviaremos la tercera y última. Como decíamos, es recomendable no dejar pasar muchos días, más todavía si el cliente ha hecho caso omiso a las dos primeras cartas. El tono del redactado debe ser mucho más claro y directo, evitando en todo momento la neutralidad. Esta carta es conveniente enviarla vía burofax para dejar constancia de su recepción. En ella constarán los mismos datos de la factura reclamada y además:

  • Intereses de demora: es necesario recalcular los intereses de demora e indicar el nuevo importe total.
  • Advertencia: advertir del inicio de la reclamación judicial en caso de no recibir el cobro en X horas desde la recepción de la carta y dejar claro que los gastos derivados del procedimiento, correrán de su parte, en virtud del artículo 8 de la Ley 3/2004.

Si después de estas tres cartas no se ha recibido una respuesta satisfactoria, es necesario iniciar un proceso llamado Monitorio, un procedimiento judicial para la reclamación de deuda sin límite de cuantía, que resulta muy ágil y rápido porque es el juez el que reclama directamente el pago de la deuda en un plazo de 20 días, que de no cumplirse permite al mismo juez iniciar la ejecución forzosa de los bienes presentes y futuros del deudor.

Te recordamos que tenemos la serie de tres cartas de reclamación de impagados que hemos explicado en la sección de administración. Se trata de tres plantillas ya redactas en word que podrás editar y adaptar con tus datos y los de tu cliente.

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