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Qué es y cómo hacer una factura

19-01-2020
Qué es y cómo hacer una factura

Qué es una factura

Empezamos por el principio, una factura es un documento mercantil sobre el que se soportan las características de una transacción mercantil, ya sea de compra o de venta. La factura indica qué ha comprado o vendido una empresa o empresario y genera derechos y obligaciones a las dos partes, una se obliga a pagar por el servicio o producto recibido, y la otra parte se obliga a prestar el servicio o entregar el producto en unas determinadas condiciones, que pueden estar definidas en la propia factura o bien más detalladas en un contrato a parte. La factura es el soporte documental imprescindible sobre el que se mide la actividad económica de las empresas y es el paso previo imprescindible al cobro o pago de operaciones mercantiles.

Qué debe contener una factura

La factura debe contar con un contenido mínimo imprescindible para que pueda se considerada como tal.

  • Número de factura: las facturas deben tener un número único que las identifique y que no puede repetirse. Además, pueden contener un número de serie que permita diferenciar unas facturas de otras, por ejemplo, si la empresa tiene varios puntos de venta le puede resultar interesante tener una serie para cada uno de ellos.
  • Fecha de expedición: es la fecha de emisión de la factura y es importante porque determina cuándo se va a contabilizar, cuando se inicia el devengo de los impuestos y cuándo empieza a contar el plazo para la fecha de pago, si la transacción no es al contado o a la vista. Si la fecha de la operación es distinta a la de la emisión de la factura, ésta debe constar de forma específica.
  • Identificación de emisor y receptor: ambos deben estar identificados en la factura con el NIF o CIF, nombre o denominación social, domicilio y, en el caso del emisor, si es empresa, sus datos de inscripción en el Registro Mercantil. Opcionalmente puede constar información como el email o la página web, tanto del emisor como el receptor de la factura.
  • Identificación de los servicios prestados o bienes entregados: esta es una de las partes más importantes de la factura, tener bien identificados los servicios o productos objeto de la transacción es fundamental, especialmente en caso de disputa comercial entre las partes. La identificación incluye, además de la definición del producto o servicio, las cantidades y los precios y el importe económico total de estos, sin impuestos.
  • Tipo impositivo al que está sujeto la factura: es fundamental, tanto a efectos fiscales como contables, identificar los impuestos que gravan la factura. Como norma general, será el Impuesto sobre Valor Añadido (IVA) y, si el emisor es autónomo, el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF).
  • Contraprestación total, o importe total de la factura: es el importe final de la factura teniendo en cuenta el tipo impositivo al que está sujeta.
  • Forma y plazo de pago: es muy importante establecer en la factura cómo han acordado las partes liquidarla, tanto en el plazo de pago como en su forma. Esto es especialmente importante para determinar posibles necesidades de financiación del emisor si su cobro es aplazado.

Quién puede emitir una factura

Sólo las empresas o los autónomos dados de alta en la Seguridad Social en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos pueden emitir facturas. La ley dice que deben darse de alta como autónomos aquellas personas físicas que realizan de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo. La norma no hace una definición muy clara del significado de “habitual”, pero resumiendo, si tu actividad no es habitual, puedes emitir una factura sin ser autónomo, aunque eso sí, tendrás que darte de alta en Hacienda para tributar por esa o esas facturas.

Tipos de factura

  • Factura ordinaria: es la factura más habitual y que hemos definido anteriormente, la que documenta una transacción comercial de compra venta de bienes o servicios.
  • Factura proforma: es el soporte documental a una oferta comercial y no supone ninguna obligación para ninguna de las partes, no genera impuestos ni devengo contable, simplemente sirve para identificar una futura transacción comercial pactada entre las partes.
  • Factura rectificativa: se da cuando, por alguna circunstancia, hay que corregir una factura anterior. Es importante tener en cuenta que no pueden pasar más de cuatro años desde la emisión de la factura que se quiere rectificar. Debe contener la identificación de la factura a rectificar, así como todos los detalles de la rectificación que se va a llevar a cabo.
  • Factura recapitulativa: incluye en una sola factura varias operaciones para un mismo cliente, de varias fechas, pero de un mismo mes natural. Si el receptor es empresario o profesional, la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que se realizaron las operaciones.
  • Factura simplificada: es una factura que no contiene los datos mínimos indispensables de la factura ordinaria completa. Se utiliza para importes pequeños, como por ejemplo los de un comercio.
  • Factura electrónica: tiene la misma validez que la factura ordinaria, la única diferencia con esta es que la factura electrónica se transmite por medios telemáticos.

Cómo hacer una factura

La mayor parte de programas de contabilidad permiten emitir facturas de forma automática y escoger entre varios formatos de diseño, y también existen programas específicos de facturación para emitir y registrar facturas.

Otra forma muy cómoda es mediante una plantilla de factura, ya sea en Pdf, Excel, Word u otros formatos. La plantilla debe contener todos los recuadros necesarios para incluir los datos obligatorios y un diseño acorde a la marca del negocio o empresa. También es importante que figuren los cálculos impositivos adecuados a la actividad de la empresa o empresario, de forma que la plantilla esté totalmente adaptada a las necesidades de cada caso.

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