La funcionalidad de imprimir de Excel se encuentra en el Backstage. El Backstage es una zona donde, además de poder configurar la impresión, podremos guardar el archivo, exportarlo a otros formatos como PDF o JPG, acceder a las opciones de Excel o compartir el archivo, entre muchas otras funcionalidades. Para acceder al Backstage simplemente clica en la opción Archivo del menú superior de tu libro, tal como mostramos en esta imagen:

Posteriormente, selecciona la opción Imprimir del menú vertical situado en la zona izquierda. Aunque es posible acceder de otras formas a la configuración de impresión, la del Backstage es la más completa. Nos muestra todas las opciones de configuración a la izquierda y una vista previa a la derecha, lo que agiliza mucho el proceso de impresión.

En el menú de opciones tenemos, fundamentalmente, cuatro tipos de funcionalidades: imprimir, impresora, configuración y vista previa.

Opción de imprimir

Es la primera opción y como su nombre indica, nos permite imprimir el documento tal y como aparece en la vista previa. Además, es posible imprimir diferentes copias gracias al contador editable de copias:

Opción impresora

En esta sección podemos llevar a cabo la configuración de la impresora. Por un lado, si abrimos el desplegable con el nombre de la impresora, veremos todas las impresoras disponibles y podremos seleccionar una donde deseemos imprimir. Por otro lado, tenemos la opción de “Propiedades de impresora” que nos lleva al software de configuración de la impresora.

Opciones de configuración de impresión

En esta parte del menú es donde tenemos más opciones de configuración:

  • Imprimir hojas activas: en esta opción podemos seleccionar si queremos imprimir la hoja activa, todo el libro, sólo las celdas seleccionadas y una última opción para omitir el área de impresión.
  • Imprimir a doble cara: aquí podemos seleccionar si queremos imprimir a una sola cara o a doble cara pudiendo configurar incluso hacia donde queremos que haga el giro para imprimir en la cara del reverso.
  • Intercaladas: si hacemos varias copias de una misma impresión podemos, desde esta opción, seleccionar si queremos que queden intercaladas o no.
  • Orientación: desde aquí es posible cambiar la orientación del documento de horizontal a vertical.
  • Tamaño del papel: aquí tenemos diferentes opciones de cambio de tamaño de papel: A4, A5, carta, oficio y sobre, entre muchos otros.
  • Márgenes: desde esta opción podemos cambiar los márgenes del documento: normal, ancho, estrecho o personalizado para adaptar los márgenes cualquier situación.
  • Escalado: en este apartado podemos ajustar la impresión. Las opciones pueden ser: reducir el tamaño para que quede impreso en una sola hoja, ajustar las columnas para que queden impresas en una sola hoja, o bien, ajustar las filas para que queden en una sola hoja. En función del tipo de información que tengamos en la hoja, listas de datos o gráficos, por ejemplo, nos interesará más una opción u otra.
  • Configurar página: en este link accedemos al cuadro de diálogo completo de configuración de página en que encontraremos todas las opciones de configuración disponibles.

Vista previa

La vista previa la veíamos al principio y es una de las ventajas de acceder a la impresión desde el Backstage porque, como decíamos, facilita y agiliza el proceso de impresión. En este área vemos el documento tal y como va a imprimirse. Es posible ver todas las hojas del documento gracias al selector de hoja que se encuentra en el pie de la vista previa.

En resumen, el Backstage de Excel facilita enormemente el proceso de impresión, permitiéndote ajustar todas las configuraciones necesarias y previsualizar tu documento antes de imprimir. Ya sea que necesites cambiar la orientación, el tamaño del papel o los márgenes, todo está disponible en esta sección, así que aprovecha todas sus funcionalidades y lleva tus impresiones al siguiente nivel.

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