Qué libros contables existen

Los libros de contabilidad son las herramientas que permiten registrar las operaciones contables de una empresa. Hay que tener en cuenta que no todos ellos son obligatorios, aunque es recomendable tenerlos todos porque todos aportan información económico-financiera de la empresa, ya sea para tomar decisiones o para detectar y corregir errores contables. Además, son los documentos sobre los que se realiza el análisis de balances de la empresa. Los libros contables son los siguientes: libro diario, libro mayor y el libro de inventarios y cuentas anuales.

Libro diario y libro mayor

El libro diario es uno de los libros obligatorios para la empresa según el Código de Comercio y en él se registran, de forma cronológica, todos sus movimientos contables. Se estructura, como la mayoría de documentos contables, con el Debe a la izquierda y el Haber a la derecha y contiene la fecha de cada movimiento, la cuenta involucrada, el importe y, opcionalmente, una breve descripción del movimiento.

En cambio, el libro mayor recoge los movimientos de una sola cuenta y supone una derivada directa del libro diario, aunque a diferencia de este, no forma parte de los libros contables obligatorios, si bien si es muy recomendable tenerlo por su gran utilidad. En él podemos ver la evolución de una cuenta a lo largo del ejercicio gracias al detalle de todos sus movimientos y, muy importante, al saldo final que ésta tiene. Se estructura también es con el Debe a la izquierda y el Haber a la derecha junto a los importes de las transacciones, las cuentas contables, la fecha de cada movimiento y el saldo final de la cuenta. Nos puede servir, por ejemplo, para ver las ventas a un cliente en un año concreto, o las compras a un determinado proveedor.

En este apartado debemos mencionar también el Balance de comprobación de Sumas y Saldos que, si bien no es obligatorio según el Código de Comercio, si es muy útil tenerlo porque permite comprobar la existencia de errores antes de realizar un cierre contable. En él podremos ver, para cada cuenta, la suma de movimientos del Debe y el Haber y su saldo final, Deudor o Acreedor, aunque no veremos el detalle de movimientos. La estructura sería la siguiente:

Al final de la hoja del Balance de Sumas y Saldos veremos los importes del Debe y el Haber de toda la contabilidad y el saldo final, Acreedor y Deudor que, de estar la contabilidad cuadrada, deberían coincidir.

Libro de inventarios y cuentas anuales

Es un documento contable obligatorio compuesto, a su vez, por los siguientes documentos:

• Balance inicial de la empresa que refleja los activos y pasivos de la empresa al inicio del ejercicio.
• Balances de sumas y saldos de comprobación con periodicidad trimestral como máximo, donde se muestra el saldo de las cuentas del libro mayor.
• Inventario de cierre de ejercicio, con la relación de bienes y derechos de la sociedad.
• Cuentas a anuales, que están compuestas, a su vez, por los siguientes documentos de los que entraremos en detalles más adelante:
  • Balance de situación: contiene la situación al cierre del ejercicio en cuanto a activos y pasivos a corto y largo plazo de la empresa y su patrimonio neto. El balance de situación contiene información acumulada de la empresa desde su creación, de forma que nos da una visión detallada tanto de su estado actual como su histórico.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias: se trata de un documento que recoge los resultados de la empresa, detallando ingresos y gastos. Tanto el Balance de Situación como la Cuenta de pérdidas y ganancias tienen dos formatos posibles de presentación, el normal y el abreviado. Las empresas que cumplan durante dos años consecutivos con dos de los tres requisitos siguientes, podrán acogerse al formato abreviado, más sencillo y con menos detalle que el normal:
    • Activos en balance inferiores a 4 millones de euros.
    • Importe neto de la cifra de negocio inferior a 8 millones de euros
    • Número medio de trabajadores del ejercicio inferior a 50.
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: agrupa los cambios de las diferentes masas patrimoniales y el origen de sus variaciones. Si la empresa puede presentar el formato abreviado de cuenta de resultados y balance no está obligada a presentar este documento, aunque si lo presenta puede hacerlo en formato abreviado.
  • Estado de Flujos de Efectivo: en este documento se recogen los movimientos monetarios, tanto su origen como su aplicación. Si la empresa puede presentar el balance en formato abreviado no está obligada a presentar este documento.
  • Memoria: es un documento descriptivo que amplía información cualitativa de la empresa para el ejercicio y bastante extenso porque en él se detalla, cuenta a cuenta, detalles importantes sobre la contabilización de transacciones.

Además de estos documentos, la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 253, impone la obligación de presentar un informe de gestión que no será obligatorio para aquellas empresas que presenten el Balance o el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto abreviado. El informe de gestión contiene una descripción de la situación de la empresa, su evolución, así como la información necesaria para definir los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta.

Como decíamos anteriormente existe el modelo abreviado para determinados documentos de las cuentas anuales, aunque existe también el modelo pymes, pensado para empresas muy pequeñas. El siguiente cuadro detalla los límites para los tres modelos: