Cómo usar las funciones de Excel

Las funciones son fórmulas predeterminadas de Excel que permiten ejecutar instrucciones concretas de forma estandarizada a través de los argumentos de la función. Las funciones se clasifican en base al ámbito en el que actúan y hay más de 500, lista que va aumentando conforme las versiones de Excel van avanzando. Entender cómo Excel interpreta las funciones es fundamental para tener un buen manejo de esta potente herramienta y además nos permite no tener que saberlas de memoria, simplemente necesitamos entender cómo se ejecutan todas ellas.

Partes de una función en Excel

Una función tiene las siguientes partes:

• Signo “=”: al igual que con las fórmulas, para empezar a operar con cualquier función, lo primero es el signo igual “=”.
• Nombre de la función: justo después del signo “=” indicaremos el nombre de la función. Algunas de ellas tienen una sola palabra y otras dos o más separadas por puntos. El nombre de las funciones nunca tiene espacios.
• Argumentos: después del nombre de la función introduciremos los argumentos entre paréntesis y separados por punto y coma “;”. Los argumentos son datos de entrada que Excel necesita para ejecutar la instrucción, cada función puede tener un número distinto de argumentos, aunque como mínimo tendrá uno. Por ejemplo, la función SUMA sería

=SUMA(A1:C7)

Donde SUMA es el nombre de la función y A1:C7 es su único argumento. Excel sumará el contenido del argumento, es decir, el contenido del rango A1:C7

Insertar funciones en Excel

Podemos insertar funciones directamente desde la barra de fórmulas escribiéndola si conocemos toda su sintaxis o desde la función “insertar función” que tenemos el menú de fórmulas.

Insertar función desde la barra de fórmulas

Aunque debemos conocer la sintaxis mínima de la función que queremos escribir, Excel tiene una ayuda automática que nos permite completar la función sin conocerla a la perfección. Para escribir la función en la barra de fórmulas empezaremos escribiendo el signo “=” y después sólo tenemos que escribir una letra para que se nos habrá un desplegable con una descripción corta de cada función, que podremos seleccionar haciendo doble clic en ella.

Cuando seleccionamos la fórmula deseada automáticamente se abrirá un paréntesis para poder ingresar los argumentos de la función. Excel nos mostrará una descripción muy breve de cada argumento justo debajo de la barra de fórmulas como se ve en esta imagen.

Estas ayudas son muy útiles para ingresar funciones, aunque debemos tener un conocimiento mínimo de las funciones para poder operar desde aquí.

Insertar función desde el menú

Si no sabemos nada acerca del funcionamiento o sintaxis de una función, esta es la mejor forma de ingresarla, desde la opción de insertar función del menú de fórmulas.

Aquí contamos con varios cuadros de diálogo con toda la información que necesitamos acerca de la función, todos sus argumentos y los resultados que obtenemos conforme los vamos introduciendo uno a uno. Desde esta opción no necesitamos saber nada acerca de una función para poder ingresarla.

El primer cuadro de diálogo que veremos es el de la siguiente imagen.

Por un lado, tenemos un buscador para poder buscar una función por su nombre escribiéndolo y clicando sobre el botón “Ir”, en segundo lugar, tenemos, si lo preferimos, una lista desplegable con todas las categorías de función para poder buscar por este criterio. Por último, tenemos una lista de funciones en la que veremos las funciones filtradas desde los dos puntos anteriores, el buscador o el selector de categorías. Desde esta lista debemos seleccionar la función con un clic y clicar en el botón “Aceptar” para acceder al siguiente cuadro de diálogo. Dos cosas muy interesantes de este cuadro de diálogo son:

• Descripción de la función: debajo del selector de función tenemos una breve descripción de la función y su sintaxis.
• Ayuda sobre esta función: debajo de la descripción de la función tenemos un enlace de ayuda sobre la función seleccionada al sitio oficial de Microsoft donde accederemos a todo el contenido necesario para dominar la función.

Una vez hemos aceptado la función en el cuadro de diálogo de selección de función accedemos al cuadro de diálogo para ingresar los argumentos. En este caso, la función suma nos abrirá el cuadro de la siguiente imagen donde diferenciamos varias secciones.

• Argumentos: tenemos uno a uno todos los argumentos a completar para poder ejecutar la función. En el caso de la función suma los argumentos son números que tenemos en celdas o rangos de celdas, así que en el argumento “número1” podemos introducir el rango de celdas a sumar, en este caso el rango A1:A4. También podríamos indicar la celda A1 en el argumento “número 1”, la A2 en el “número 2”, la A3 en el “número 3” y la A4 en el “número 4”.

Muy importante. En el lado derecho del argumento veremos qué datos está teniendo en cuenta Excel. Esto es muy importante para detectar errores porque veremos si Excel está interpretando la información como queremos. En el caso del ejemplo nos está marcando los números 5;66;41;25, que son los que corresponden al rango A1:A4.

• Descripción del argumento: debajo de los campos para ingresar los argumentos tenemos una descripción detallada del argumento. Esta descripción suele ir acompañada de trucos que nos ahorrarán mucho tiempo.
• Resultado de la fórmula: Mientras vamos introduciendo los argumentos, debajo de la descripción de éstos, veremos el resultado de la fórmula. Lo interesante es que veremos cómo va cambiando conforme introducimos o modificamos los argumentos, lo que nos permitirá localizar errores fácilmente.
• Ayuda sobre está función: al igual que antes, tenemos un enlace al sitio oficial de Microsoft donde podemos consultar toda la información necesaria acerca de la función seleccionada.

Una vez hayamos introducido todos los argumentos, aceptaremos este cuadro de diálogo para que la fórmula sea ingresada en la celda, en este caso la A6.

Comprender cómo funcionan y cómo se utilizan las funciones de Excel es esencial para sacar el máximo provecho de esta herramienta. La capacidad de seleccionar y aplicar funciones adecuadas para resolver problemas específicos agiliza el trabajo con hojas de cálculo y permite realizar análisis de datos de manera eficiente. Con el tiempo y la práctica, te volverás más competente en el uso de las funciones de Excel y podrás realizar tareas cada vez más complejas con facilidad.