Partes de una tabla en Excel

La organización de listas de datos en forma de tabla es la forma más práctica de manipular datos en Excel de cualquier tipo, ya sean números, fechas o texto, porque Excel las entiende como un todo, no cómo celdas o rangos separados, lo que nos permite cruzar sus datos con otras tablas, obtener cálculos sin necesidad de arrastrar fórmulas e insertar las herramientas de segmentación de datos, entre muchas otras cosas.

La tablas de Excel están compuestas de las siguientes partes:

Fila de encabezado: es la primera fila donde tenemos los nombres de las columnas. Es recomendable que el encabezado tenga un diseño diferente al del resto de la tabla para que podamos identificarlo fácilmente. Veremos como el encabezado de una tabla ya tiene activo el filtro automático.

Registros: Los registros es recomendable que sigan diseño distinto de filas alternadas de forma que sea visualmente sencillo navegar por la tabla con la vista y localizar los datos. Los registros, como cualquier otra celda en Excel puedes ser en formato texto, fecha o número y son las filas inmediatamente posteriores a la fila de encabezado con la información registrada.

Columnas calculadas: Aquí viene una de las partes más importantes de las tablas, las columnas pueden ser calculadas, pero con referencia a celdas sino con referencia a columnas. El siguiente ejemplo nos ayudará a entender esto. Tenemos un rango que hemos convertido en tabla, donde tenemos la Base Imponible y el IVA de las ventas de un equipo comercial. En la columna total, la celda I1 es la suma de las celdas G1+H1, eso es lo que teníamos en el rango de celdas original y así sigue una vez lo hemos convertido en tabla:

Las fórmulas de una tabla las debemos sustituir por referencias a columnas. En este caso nos situaremos sobre la celda I1, y escribiremos “=” y seleccionaremos la celda G1 con el ratón de forma que Excel detectará que nos estamos refiriendo a la columna de Base Imponible y la nombrará [[@Base_Imponible]]

Después teclearemos el signo “+” y pincharemos con el ratón en la celda H1 que corresponde al IVA, de forma que Excel completará la fórmula =[@[Base_Imponible]]+[@Iva] y la hará extensible a toda la columna.

Es recomendable hacer esto con todas las fórmulas de la tabla para que Excel entienda las fórmulas completas de una tabla y no tengamos que copiarla de nuevo cuando insertamos registros. Esta formulación en tablas se conoce como Referencia Estructurada.

Fila de total: Es una opción muy interesante que totaliza los datos de la tabla para las columnas que deseemos en la última fila, con varias opciones de cálculo. Esta opción la podemos activar desde el menú superior, en la sección de “Diseño de Tabla” y en el apartado de opciones de estilo de tabla:

Automáticamente nos aparecerá una última fila en la tabla en blanco, como la de esta imagen:

Para cada una de las columnas podemos escoger, mediante menús desplegables, una opción diferente de cálculo para cada columna. Algunas columnas no tendrá sentido totalizarlas, como las columnas con texto, pero la mayor parte de columnas numéricas si. Las opciones son:

• Promedio: hace la media de la columna.
• Recuento: cuenta los datos sin tener en cuenta las celdas vacías.
• Contar números: cuenta las celdas con números.
• Máximo: escribe el máximo de la columna.
• Mínimo: escribe el mínimo.
• Suma: hace la suma de la columna, opción más habitual.
• Desviación estándar: calcula la desviación estándar.
• Varianza: calcula la varianza.
• Más funciones: permite establecer cualquier función del menú de funciones si ninguna de las anteriores encaja con lo que necesitamos.

El menú desplegable con todas estas opciones es el siguiente, donde vemos que la primera opción es “ningún cálculo”, algo habitual en columnas con texto.

Controlador de tamaño: se trata de una pequeña pestaña que veremos en la última fila de la tabla y en la columna de la derecha del todo que nos permitirá, situando el ratón encima de ella y arrastrando hacia abajo o hacia la derecha, aumentar las filas y columnas de la tabla. También nos permite reducir el tamaño de la tabla con el movimiento opuesto.

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