Obtener datos desde un archivo en Excel

Las funcionalidades de datos externos, sin duda, dan a Excel un plus adicional de mucho valor. La introducción de datos para su manipulación es, muchas veces, lo que más tiempo conlleva en el tratamiento de datos y lo que puede llevar a cometer más errores. Esto se soluciona, en parte, con las funcionalidades de datos externos que tiene Excel, con las que podemos importar los datos que queremos tratar desde otros programas como bases de datos, lo que nos evita tener que introducir los datos dos veces y reducir los errores de introducción de datos.

El menú para ejecutar las funcionalidades de datos externos lo tenemos en el área superior, en el apartado de “Datos” y en las dos subsecciones de “Obtener y transformar datos y “Consulta de conexiones”.

Cómo obtener datos

La sección de obtención de datos permite importar datos externos de distintos tipos de fuentes. Tenemos, por un lado, el botón de “Obtener datos”, con el que podremos seleccionar el tipo de fuente externa que queremos conectar con Excel para importar los datos, combinar consultas de datos externos para obtener nuevos datos, iniciar el editor de conexiones externas Power Query, configurar los orígenes de datos y configurar con mucha precisión la consulta de datos externos con la funcionalidad de opciones de consulta, aunque hoy nos centraremos en explicar seguramente la que es la opción más utilizada, la importación de datos desde un archivo. El menú desplegable con todas las opciones de importación, es el siguiente:

Importar datos desde un archivo

Es, como decíamos, la opción más utilizada, con ella podemos importar datos desde otro archivo ubicado en el mismo equipo, en un equipo en red o en la nube. Podemos importar archivos de diferentes tipos: Excel, texto o CSV, XML, Json, Pdf o desde una carpeta. Desde cualquiera de estas opciones lo primero que haremos es seleccionar la ubicación del archivo desde el cuadro de diálogo del explorador que se abrirá en primera instancia.

En segundo lugar, veremos el siguiente cuadro de diálogo con un explorador de páginas en la columna de la izquierda, que detecta las páginas que tiene el archivo de origen y que podremos seleccionar. Los resultados podremos previsualizarlos en la sección derecha, esto facilita el análisis previo a la importación.

En este cuadro de diálogo tenemos la opción de “Transformar datos” que abrirá el editor de conexiones Powe Query del que hablamos en otros artículos, que nos permite personalizar la conexión. Por otro lado, la opción de cargar los datos nos permite cargarlos directamente con la opción de carga por defecto, que cargará los datos en la celda activa, o personalizar la carga con la opción de “cargar en”:

Personalizar la carga de información contiene estas opciones de importación:

Por un lado, podemos escoger cómo deseamos que Excel haga la carga de datos. Es posible importarlos a:

• Tabla: si vas a manipular los datos con tablas dinámicas o quieres crear campos calculados de forma sencilla, lo recomendable es importar los datos en forma de Tabla.
• Informe de tabla dinámica: es posible insertar directamente una tabla dinámica con la información de origen, de esta forma, en lugar de traer el origina de los datos a tu hoja de cálculo, puedes importar sólo el reporting.
• Gráfico dinámico: parecido al caso anterior, es posible importar un gráfico dinámico en lugar de importar el origen de datos. Esta opción es quizás más completa que la anterior, pues incluye, además del gráfico dinámico, su tabla dinámica asociada.
• Crear sólo conexión: esta opción permite crear únicamente la conexión al origen de datos, pero no hacer por el momento ninguna importación. Posteriormente es posible acceder a ella para editarla o ejecutar la importación desde el menú Datos > Consultas & conexiones > Consultas y conexiones.

Por otro lado, una vez hemos escogido cómo hacer la importación, debemos seleccionar dónde queremos ejecutarla. Podremos cargar la información en la hoja de cálculo existente, indicando la celda de la hoja en el campo de texto, o bien crear una hoja nueva para cargarlos, algo que siempre recomendamos para no mezclar la información y mantener una estructura coherente.