Opciones para proteger un Libro o una Hoja Excel

Las opciones de protección de Excel son muy amplias y útiles si usas las hojas de cálculo de forma habitual ya que permiten hacer cosas tan prácticas como proteger una hoja para que nadie pueda escribir en ella o cifrar con contraseña un Libro Excel, algo especialmente importante en directorios compartidos. Hoy te explicamos qué opciones de protección tiene Excel a nivel de Libro (archivo) y a nivel de Hoja.

Proteger un Libro Excel

Permite el bloqueo de la estructura del libro mediante contraseña, agregar una firma digital o abrir siempre como sólo lectura, entre otros. Para llevar a cabo las protecciones a nivel Libro podemos ir a la sección desde el menú superior: Archivo > Información > Proteger libro:

También podemos acceder a esta opción desde otra parte del menú: Revisar > Proteger.

En ambos casos, Excel nos ofrece diferentes opciones de protección a nivel Libro, podemos ejecutar más una a la vez:

• Abrir siempre como sólo lectura: esta opción obliga a los usuarios a habilitar la edición para poder modificar el archivo, lo que sirve como señal de aviso, aunque el usuario va a poder editar el Libro.
• Cifrar con contraseña: es una muy buena opción para restringir el acceso a un Libro Excel.
• Proteger hoja actual: contiene una batería de opciones bastante amplia para proteger la hoja, desde bloquear la eliminación de filas hasta la inserción de tablas dinámicas. También es posible acceder a esta opción desde la misma hoja, como explicaremos más adelante junto a todas las opciones de protección que ofrece esta opción.
• Agregar una firma digital: cada vez es más habitual insertar firmas digitales en un Libro para certificar un acuerdo o la propia autoría del archivo.
• Marcar como final: al marcar un documento como final pasa a ser de sólo lectura, de forma que no es posible hacer modificaciones. Es una buena opción si no quieres más cambios en el Libro.

Proteger una hoja Excel

Las opciones de protección de hoja son más flexibles porque pueden aplicarse a unas determinadas celdas o a toda la hoja. Además, ofrecen una variedad bastante amplia de funcionalidades a bloquear. La protección de tu hoja Excel se lleva a cabo en dos pasos, primero podemos escoger si aplicaremos la protección a toda la hoja o sólo a un rango de celdas mediante el desbloqueo de las celdas que queremos liberar de la protección, después protegeremos la hoja. Para iniciar el desbloqueo de una hoja Excel selecciona primero el rango de celdas que vas a desbloquear, clica con en el botón derecho para acceder a este menú y selecciona: Formato de celdas > Proteger:

Desmarcar la opción “bloqueada” si quieres que la protección no actúe sobre el rango seleccionado. Por otro lado, marca la opción Oculta si quieres ocultar la celda cuando el libro esté protegido. Ahora sí, con las celdas bloqueadas, desbloqueadas y ocultas según nuestras necesidades, ya podemos proteger la hoja para actuar sobre las celdas bloqueadas. Para hacerlo podemos ir a través de dos rutas:

Revisar > Proteger > Proteger Hoja

O bien clicando con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja a bloquear y seleccionando la opción de Proteger hoja.

En ambos casos veremos un cuadro de diálogo con un campo para introducir la contraseña de desprotección y un menú de opciones bastante amplio para proteger la hoja desde diferentes perspectivas:

• Seleccionar celdas bloqueadas: permite tener activa una celda bloqueada. Es una opción por defecto.
• Seleccionar celdas desbloqueadas: permite tener activa una celda desbloqueada. Esta opción también está activa por defecto.
• Formato de celdas: impide la edición del formato de cualquier celda. También existe la opción de impedir el formato condicional.
• Aplicar formato a columnas: protege la edición del formato de las columnas como el ancho, por ejemplo.
• Aplicar formato a filas: bloquea las opciones para editar el formato de las filas como el alto, por ejemplo.
• Insertar columnas: bloquea la inserción de columnas, algo imprescindible si tus hojas contienen muchas fórmulas y relaciones.
• Insertar filas: funciona igual que el anterior, pero para bloquear la inserción de filas.
• Insertar hipervínculos: si no quieres recargar un hoja con referencias externas, bloquear la inserción de hipervínculos es una buena opción.
• Eliminar columnas: impide eliminar columnas, lo que mantiene intacta la estructura de la hoja.
• Eliminar filas: impide eliminar filas, de forma que es posible conservar todos los registros.
• Ordenar:  impide ordenar los datos
• Usar Autofiltro: bloquea la aplicación de filtros, algo que te puede resultar útil en hojas muy extensas.
• Usar informes de tabla dinámica y gráficos, además de cambiar su diseño.
• Modificar objetos como gráficos, mapas, formas, cuadros de texto o imágenes.
• Modificar escenarios, y eliminarlos.