Si eres una habitual de Excel y los demás programas de Microsoft Office seguramente ya conocerás Excel Online, y con total seguridad te habrás topado, sin buscarlo, con alguna de sus diferencias respecto a la versión de PC. En este articulo vamos a entrar en detalles de las ventajas e inconvenientes de Excel Online y las principales diferencias con la versión clásica en PC.

Para empezar, debemos decir que la versión Online tiene poco que envidiar a la de PC porque ha evolucionado mucho en los últimos años hasta llegar a tener prácticamente todas las funcionalidades y herramientas de Excel clásico, aunque algunas de ellas se ejecutan de forma diferente. Los puntos principales que definen a Excel Online son los siguientes:

  • Se ejecuta desde la nube: Excel Online se ejecuta desde un explorador, de forma que es necesario guardarlo en One Drive para poder abrirlo y editarlo. La nube permite ejecutar el archivo desde cualquier dispositivo, pero por contra, necesitarás conexión a internet para poder hacerlo.
  • Facilidad para compartir: una de las grandes ventajas de la nube, y que Microsoft ha sabido aprovechar muy bien, es la facilidad para poder compartir el archivo con colaboradores o usuarios finales ya sea para leer el archivo o para editarlo. Es posible compartir un archivo completo o sólo una página, simplemente compartiendo un vínculo al documento.
  • Autoguardado: otra de las ventajas de tener un archivo en One Drive es que no vas a tener que preocuparte de guardarlo porque el autoguardado está siempre activado. Eso sí, podría ser un problema si has hecho algo en tu Excel de lo que te arrepientes.
  • Macros no compatibles: es, sin duda, uno de los puntos débiles de Excel Online, pues las macros programadas con VBA no son compatibles con él. Podrás abrir un archivo con macros (extensión .xlsm), pero las macros no se ejecutarán. Además de las macros, estas son las principales diferencias que encontrarás entre Excel para PC y Excel Online:
    • La protección de hojas con contraseña no es compatible en Excel Online.
    • Conexión de datos: en función de la configuración del entorno, algunas conexiones de datos podrían no ser compatibles con Excel Online.
    • Validación de datos: la validación de datos funciona exactamente igual que en Excel para PC excepto el modo IME, que no es compatible.
    • Asignación XML: si has asignado XML a tu libro Excel no podrás ejecutar dicha funcionalidad en Excel Online. La asignación XML se utiliza, entre otras cosas, para hacer menús personalizados, por ejemplo.
    • Firmas digitales: los libros que usan firmas digitales no se pueden ejecutar en Excel Online.
    • Funciones: aunque prácticamente todas las funciones son iguales, algunas de ellas no con compatibles como la función INFORMACION, o no funcionan igual como las funciones HOY o AHORA, que en lugar de devolver la fecha del pc devuelven la fecha del servidor, aunque realmente estamos hablando de muy pocos casos ya que más del 95% de las funciones no presentan ninguna diferencia en Excel Online respecto a la versión de PC.

Estas diferencias específicas afectan sólo a unos archivos determinados, así que la gran mayoría de veces vas a poder usar Excel Online sin notar ninguna diferencia, y es algo que recomendamos por todas las ventajas que tiene trabajar en la nube. Estas son las principales funcionalidades que podrás usar en Excel Online, por citar las más importantes:

  • Diseño y formato de hojas: el general, el diseño y formato de hojas y celdas funciona exactamente igual, así que puedes explotar toda la versatilidad de Excel en esta área para la versión Online.
  • Tablas y tablas dinámicas: ambas funcionan exactamente igual, lo que permite tener en la versión Online archivos de análisis de datos con registros e informes.
  • Gráficos, gráficos dinámicos y minigráficos: toda la flexibilidad gráfica de Excel para PC, está también en la versión Online.
  • Funciones: prácticamente todas las funciones de Excel para PC están disponibles en Excel Online, salvo los contados casos que mencionábamos antes y que normalmente se corresponden con funciones poco o nada utilizadas por los usuarios.
  • Importación y conexión de datos: en Excel Online podrás importar y conectar con datos externos, teniendo en cuenta que, como decíamos, la conexión de datos tiene alguna limitación que no te va a impedir, en general, conectar datos.
  • Filtros, segmentación de datos y control de escala de tiempo: todas estas herramientas permiten analizar datos de forma sencilla e intuitiva y están completamente disponibles en Excel Online.
  • Vínculos de libro: las referencias externas funcionan del mismo modo en Excel para PC y Excel Online.

Por último, debes saber que no todos los formatos de Excel son ejecutables con Excel Online. Concretamente estas son las extensiones que podrás ejecutar:

  • .xlsx y .xls: son los formatos más extendidos en Excel, así que son compatibles con Excel Online.
  • .csv: también lo son los de formato de texto.
  • .xlsb: archivo de libro binario.
  • .ods: versión open document.
  • .xlsm: como decíamos, las macros no son compatibles con Excel Online, pero podrás abrir un archivo con esta extensión, aunque no podrás ejecutar la macro incluida en él.

Así que en Excel Online no podrás usar todas estas extensiones o formatos: .xml, .xltm, .xlt, .xltx, .xlam, .xla, .xlw ni .xlr.

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