En empresas productivas o comerciales, las existencias juegan un papel fundamental y requieren especial atención, especialmente cuando los productos son perecederos y/o los márgenes muy estrechos. La empresa debe buscar siempre minimizar su stock para reducir el coste de recursos, pero asegurando en todo momento poder atender a la demanda, un juego que no es fácil gestionar.

Pero más allá de la gestión de stocks, hay otro elemento que afecta directamente a los resultados de la empresa y a su imagen contable ante terceros, nos referimos a la variación de existencias, un indicador clave que permite que todo cuadre. La variación de existencias es realmente un concepto sencillo de entender, ya que no es más que la diferencia entre las existencias al final del ejercicio y las existencias iniciales del inicio del mismo, es decir:

Variación de existencias = Existencias iniciales – Existencias finales

Una vez calculadas nos podemos encontrar con tres situaciones:

  • Variación de existencias positiva: la empresa tiene más existencias de las que tenía al incio del ejercicio, así que cuenta con más recursos. La variación debe contabilizarse como un ingreso en la cuenta de explotación y como un incremento, del mismo importe, en las existencias del activo corriente. Si la variación es de 10.000€, la estructura contable quedaría: 

    • Incremento de 10.000€ las existencias (Cuenta 300)

    • Abono en la cuenta de resultados de 10.000€ (Cuenta 610)

  • Variación de existencias negativa: la empresa tiene menos existencias al final de año de las que tenía al inicio del ejercicio, así que tiene menos recursos. Este caso debe contabilizarse como un gasto en la cuenta de explotación y una reducción del mismo importe en las existencias del activo corriente. Como en el ejemplo anterior, si tenemos una variación de existencias de -10.000€, el asiento contable a realizar a final de año sería: 

    • Reducción de 10.000€ las existencias (Cuenta 300)

    • Cargo en la cuenta de resultados de 10.000€ (Cuenta 610)

  • Variación de existencias cero: la empresa tiene exactamente las mismas existencias al final de año que al principio y, por tanto, no tiene ni un incremento de recursos ni una reducción. En este caso no es necesario hacer ningún asiento contable, aunque, siendo realistas, si la empresa gestiona su stock a lo largo de todo el ejercicio, es difícil que no haya variación alguna.

Es muy habitual que las empresas utilicen las existencias para maquillar sus estados financieros, ya sea para mejorarlos o para empeorarlos.

Por un lado, cuando la cuenta de resultados se encuentra en pérdidas contables, se utiliza la variación de existencias para declarar beneficios. Es habitual hacerlo para dar una buena imagen ante de los bancos, pero no te hagas ilusiones porque el banco no tomará esa variación a efectos de calcular el cash-flow, que es lo que realmente analiza para averiguar si la empresa puede atender su obligaciones financieras y, adicionalmente, debes tener en cuenta que cada vez que haces una variación de existencias positiva estás incrementando tu balance, lo que empeora el ratio de actividad de la empresa (Ventas / Activo).

En el caso opuesto, cuando la cuenta de resultados tiene elevados beneficios, es habitual contabilizar una variación de existencias negativa para reducirlos, pero cuidado, realmente la empresa estará reduciendo sus existencias contables, lo que limita este apunte ficticio a, como máximo, las existencias que tenga contabilizadas.

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