Corrige, limpia y transforma texto con la función SUSTITUIR en Excel

La función SUSTITUIR de Excel, perteneciente al grupo de funciones de texto, está diseñada para reemplazar una parte concreta de una cadena de texto por otra. Esta función resulta especialmente útil cuando se necesita corregir errores tipográficos, estandarizar formatos o limpiar datos importados desde otras fuentes. A diferencia de otras funciones más complejas, su estructura sencilla e intuitiva.

La sintaxis de la función SUSTITUIR es:

=SUSTITUIR(Texto;Texto_original;Texto_nuevo;Núm_de_repeticiones)

• Texto: El texto donde quieres hacer el reemplazo.
• Texto_original: El texto que quieres sustituir.
• Texto_nuevo: El texto con el que quieres reemplazar.
• Núm_de_repeticiones (opcional): Si se especifica, solo sustituye una repetición específica. Si se omite, sustituye todas las ocurrencias.

Por ejemplo: imagina que en A1 tienes el texto “Barcelona Barcelona Barcelona”. En A2 usamos SUSTITUIR:

=SUSTITUIR(A1;”Barcelona”;”Madrid”)

El resultado es: “Madrid Madrid Madrid”

Si quieres sustituir sólo la segunda posición:

=SUSTITUIR(A1;”Barcelona”;”Madrid”;2)

El resultado es:”Barcelona Madrid Barcelona”

Esta función, a priori sencilla y poco útil, tiene un importante espacio en Excel ya que permite limpiar, transformar o preparar datos con bastante rapidez y facilidad. Como siempre, su gran potencial surge de la combinación con otras funciones. Estas son algunas de las tareas que puedes llevar a cabo:

Dar formato de número a datos importados como texto: Cuando importamos números de datos externos, no siempre llegan en formato numérico, sino que llegan en formato texto, por ejemplo, con puntos de separadores de miles en forma de texto, con la función SUSTITUIR podemos cambiarlos fácilmente

=SUSTITUIR(1.234,56;”.”;””)

Convierte 1.234,56 en 1234,56, de forma que Excel reconocerá el número.

Eliminar caracteres no deseados: Tal como hacíamos en el ejemplo anterior, en el que hemos eliminado un punto. Imagina que tiene una lista de teléfonos con guiones, puedes eliminarlos con esta función:

=SUSTITUIR(654-897-522;”-”;””)

Pasaremos de 654-897-522 a 654897522.

Unificar formatos de codificación: De nuevo, si importas datos de fuentes diferentes, no siempre se importan con el formato deseado. Por ejemplo, un código REF/678 que tenemos en A2, debe ser REF-678, entonces:

=SUSTITUIR(A2;”/”;”-”)

Sustituir palabras clave en textos largos: Por ejemplo, sustituir “IVA incluido” por “Precio sin IVA”:

=SUSTITUIR(A2;”Iva incluido”;”Precio sin IVA”)

Obtener datos estructurados: Imagina que tienes una lista de clientes con nombres, pero los nombres aparecen en este formato: “Cliente: Marcos Pérez Madrid”. Necesitas estructurar los datos de forma que sólo aparezcan los nombres:

=SUSTITUIR(A2;”Cliente: “;””) Convierte “Cliente: Marcos Pérez Madrid” en “Marcos Pérez Madrid”.

Correcciones masivas de texto: Imagina que has importado una lista de productos, pero la palabra “sombrilla” aparece mal escrita “soombrilla” para todas las referencias de este producto. Lo puedes corregir:

=SUSTITUIR(A2;”oo”;”o”)

Aunque la función SUSTITUIR es muy útil para realizar cambios específicos dentro de celdas individuales o aplicarla mediante fórmulas, cuando se necesita reemplazar texto de forma masiva en una hoja de cálculo completa, puede resultar mucho más práctico utilizar la herramienta integrada de Excel llamada "Buscar y reemplazar":

• Pulsa Ctrl + L o ve a Inicio > Edición > Buscar y seleccionar > Reemplazar
• En "Buscar", escribe el texto a reemplazar.
• En "Reemplazar con", escribe el nuevo texto.
• Haz clic en "Reemplazar todos" para reemplazar todos los textos a la vez o "Reemplazar" para que Excel te vaya indicando uno a uno si hay que reemplazarlo o no.

Esta opción, además de ser más visual y práctica, permite acotar mucho la búsqueda y reemplazo de datos: es posible buscar en toda la hoja o en todo el libro, obligar a que