Propiedades y herramientas de una tabla

Las tablas de Excel son realmente prácticas. Cuando definimos un rango de celdas como tabla, le estamos diciendo a Excel que ese conjunto de datos va unido y en él vamos a gestionar unos determinados registros. Esto nos permite, entre muchos otros, hacer tablas o gráficos dinámicos simplemente refiriéndonos al nombre de la tabla, de forma que ya no es necesario darle a Excel el rango de celdas que contiene nuestros datos y podemos ir incrementando la tabla con registros nuevos, que Excel entenderá que sigue siendo una tabla. Hoy vamos a adentrarnos en dos partes fundamentales del menú de gestión de tablas de Excel, las propiedades de tabla y las herramientas de tabla.

Propiedades de tabla en Excel

Cuando ponemos el selector de celda en cualquier celda de la tabla, nos aparecerá un menú nuevo en la cabecera llamado “Diseño de tabla”. Como primera opción de este menú tenemos la sección de propiedades, que tiene este aspecto y nos permite hacer dos cosas fundamentalmente.

En primer lugar, podemos cambiar el nombre de la tabla escribiendo directamente en el cuadro de texto, algo que nos resultará muy útil si tenemos un libro o una hoja con muchas tablas diferentes y las queremos localizar rápidamente.

La segunda funcionalidad en este apartado es que podemos cambiar el tamaño de la tabla pinchando en esa opción, que nos abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde sólo debemos seleccionar el nuevo rango de celdas sobre la propia hoja. o bien escribirlo directamente.

Herramientas de tabla en Excel

Esta sección que encontraremos dentro del apartado de “Diseño de tabla” permite gestionar los datos de ésta con funcionalidades muy prácticas. Esta sección tiene este aspecto y cuenta con cuatro opciones.

Resumir con tabla dinámica 

Las tablas dinámicas porque permiten el resumen de datos de una tabla con muchos niveles de detalle y cálculo y se actualizan de forma automática conforme ampliamos el número de registros de la tabla sin necesidad de hacer ninguna modificación. Las tablas dinámicas son una de las partes más importantes de Excel. El cuadro de diálogo de esta opción es el siguiente, y nos permite resumir los datos de la forma que queramos.

Quitar duplicados 

Es una funcionalidad muy práctica para eliminar registros duplicados. Esta opción abre el siguiente cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos de la tabla sobre los que queremos que Excel evalúe si hay duplicados y los elimine. Por defecto todos los campos están seleccionados, cosa que nos garantiza encontrar los duplicados.

Convertir en rango 

Si situamos el selector de celda dentro del rango de la tabla y clicamos en esta opción la tabla dejará de serlo y se convertirá en un rango normal. El cuadro de diálogo que se activa es el siguiente.

Insertar segmentación de datos 

Esta funcionalidad es muy interesante para buscar datos en la tabla. La segmentación es un tipo de filtrado, el más sofisticado que tiene Excel y el de mayor usabilidad. Al activar esta opción Excel abrirá el siguiente cuadro de diálogo dónde debemos seleccionar para qué campos de la tabla queremos abrir el menú de segmentación.

Cada campo que seleccionemos nos abrirá el siguiente desplegable para poder filtrar directamente seleccionando las opciones que nos muestra. En este caso el filtro del campo producto quedaría:

Si pinchamos sobre cada producto veremos como la tabla se irá filtrando en base a ese producto. Si queremos seleccionar más de un producto sólo tenemos que seleccionarlos con el ratón a la vez que pulsamos la tecla CTRL, aunque también podemos hacerlo mediante el botón de selección múltiple. Estos menús los tendremos en la misma hoja de la tabla y los podemos mover arrastrándolos desde la sección dónde tienen el título. Cuando tengamos el filtro habilitado podemos borrarlo pulsando botón de filtro con la equis roja.

Lo realmente práctico de la segmentación es que podemos habilitar todos los campos y hacer selecciones muy rápidas por distintos criterios.

En esta selección de ejemplo hemos escogido ver los datos de la tabla cuyo canal es “Cliente Final” y cuya zona es “Zona Centro”. Vemos a simple vista cómo para esta selección los comerciales Georgina, Judith y Manuel no tienen ventas y tampoco hay ventas para los productos B, D, E, y F.

Es importante tener en cuenta que, cuando habilitemos la segmentación, si seleccionamos uno de los cuadros de diálogo de filtrado, se nos habilitará de forma automática una sección nueva en el menú superior para gestionar esta funcionalidad.

Por partes, en este menú tenemos:

Segmentación de datos: nos permite cambiar el nombre de cada uno de los cuadros de filtro de cada campo gracias al cuadro de texto y podremos añadir otras configuraciones pulsando el botón "Configuración de Segmentación de datos" que abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En él podremos cambiar el nombre del encabezado o incluso ocultarlo y escoger aspectos como el orden de los elementos, adaptado al tipo de datos que contiene cada campo (texto, número o fecha) o si queremos visualizar o no los elementos que no contienen datos. Los elementos sin datos aparecerán, por defecto, con un color más débil que los elementos con datos.

Estilos de segmentación: podemos cambiar la apariencia de los cuadros de filtrado con este menú que funciona exactamente igual que el de estilos de tabla.

Por defecto tenemos una serie de estilos predeterminados que podemos desplegar clicando en el botón apuntando hacia abajo:

Y, además, contamos aquí con una sección para personalizar el estilo de segmentación de datos pinchando en la opción de "Nuevo estilo de Segmentación de datos", que nos abrirá un cuadro de diálogo idéntico al de personalización de estilos de tabla.

Organizar: el menú de organización tiene varias funcionalidades de diseño interesantes:

Permite traer adelante los cuadros de filtrado o en primera línea al frente si tenemos varios niveles de información como gráficos, imágenes o cuadros de texto, esto permite tener visibles los cuadros (traer al frente) o bien dejarlos detrás de otros elementos para que no se vean (enviar atrás). Además, contamos con la sección de “Panel de selección” que abre un cuadro de diálogo a la derecha que tiene ese aspecto:

Con el botón de “Ocultar todo” podremos ocultar todos los cuadros de filtrado, y con los iconos podremos ocultarlos uno a uno, algo bastante cómodo para poder ver la tabla de datos sin otros elementos en la hoja.

Botones: permite cambiar el tamaño de los botones que contiene los nombres de las categorías de cada campo filtrado. Es posible mostrarlos en más de una columna y cambiar su ancho y su alto clicando directamente en las flechas

Tamaño: esta opción permite cambiar el tamaño del cuadro de filtrado mediante los botones