Menú de herramientas de Excel, qué opciones tiene

El menú superior de herramientas es el que más funcionalidades tiene de todos los menús que contiene Excel. Vamos a hacer un repaso de todos ellos, sin entrar en detalle de todas las funcionalidades porque las veremos con profundidad a lo largo del tutorial. Para empezar, excepto la primera opción de Archivo, el resto de opciones presentan dentro de ellas varias subsecciones separadas por líneas grises verticales cuyo nombre se encuentra debajo, lo que permite agrupar las distintas funcionalidades. Este es un ejemplo de las dos primeras subsecciones del menú inicio, la de portapapeles y la de fuente:

Archivo o Backstage

Es la primera opción del menú y permite hacer operaciones con el archivo como por ejemplo abrir un archivo ubicado en nuestro ordenador, abrir un archivo Excel en blanco, proteger un libro contra escritura, guardar el archivo, imprimirlo, compartirlo, exportarlo a otro formato como pdf, cerrar la aplicación y abrir el módulo de opciones de Excel para configurarlo a nuestro gusto y del que hablaremos más adelante.

Inicio

El menú de inicio contiene funciones rápidas, la mayor parte de ellas relacionadas con el formato de las celdas y su diseño.

Las subsecciones de este apartado del menú son:

Portapapeles

Permite hacer operaciones básicas como copiar, cortar y pegar información de la hoja de cálculo, ya sean contenido de una o varias celdas o imágenes insertadas. También contiene la opción de copiar formato que nos va a permitir copiar el formato de una celda o rango de celdas a otro, ya sea por su diseño o por el tipo de información que tenemos en esa celda o rango. Es una funcionalidad muy práctica que nos evita repetir dos veces el mismo trabajo.

Fuente

Permite cambiar la fuente utilizada en la escritura y el tipo y tamaño de letra, así como su color y el diseño de las celdas seleccionadas, tanto su color como el entramado o borde de las celdas.

Alineación

Esta sección nos permite alinear el contenido de las celdas a nuestro gusto. Podemos alinearlo tanto vertical como horizontalmente, así como girar el texto a nuestro gusto o convertir dos o más celdas en una sola. Es una parte totalmente orientada al diseño del contenido de las celdas.

Número

Permite dar formato al número que contiene una celda o un rango de celdas. Se trata de un menú para cambiar de forma rápida aspectos como los decimales, formato moneda, porcentaje o fecha.

Estilos

Esta sección da acceso a varias modalidades de formato como el formato condicional, que permite establecer reglas para que las celdas tengan un determinado formato en función de su contenido, el formato de tabla, que permite administrar datos de forma muy sencilla y distintos diseños de estilo de celda preestablecidos que el usuario puede escoger

Celdas

Esta sección permite manipular celdas, insertar, eliminar, cambiar el ancho de las columnas, cambiar el alto de las filas y muchas más opciones.

Edición

Esta parte del menú, además de permitir rellenar celdas con una fórmula u otro contenido de forma automática y borrar contenido o formato, tiene dos funcionalidades muy importantes de Excel, una es la de filtros, que permite tratar los datos de un rango de celdas filtrando información de las distintas columnas con los criterios establecidos por el usuario, la otra funcionalidad es la de búsqueda, que permite buscar datos en la hoja de cálculo con los criterios establecidos por el usuario e incluso modificarlos de forma automática.

Insertar

Como su nombre indica, permite insertar distintos formatos de información muy útil para manipular datos y resumirlos. Es una de las partes más importantes de Excel por su facilidad de uso y practicidad. Contiene las siguientes secciones.

Tablas

Es, posiblemente, la mejor funcionalidad de Excel. Desde este apartado el usuario puede insertar lo que se denominan tablas dinámicas, una forma automática y muy flexible de hacer resúmenes de datos sin necesidades de introducir fórmulas ni tener conocimientos de programación. Las tablas dinámicas

Ilustraciones

Esta sección permite insertar imágenes desde el pc u otras fuentes, formas, iconos y modelos en 3D preestablecidos. Además, contiene una sección de SmartArt con gráficos preestablecidos para mostrar procesos, jerarquías, ciclos, matrices y mucho más.

Complementos

Permite añadir otro tipo de ilustraciones e imágenes añadidas como complemento a Excel. Los complementos se pueden agregar desde la tienda de Office y el catálogo es muy extenso. En él encontraremos, por ejemplo, los gráficos con mapas o personas.

Gráficos

Es otra de las funcionalidades estrella de Excel. La versatilidad de los gráficos de Excel es enorme y permite transformar en una imagen intuitiva un conjunto de datos. Los gráficos pueden hacerse sobre la información de una tabla de datos estática o una tabla dinámica, en este caso reciben el nombre de gráficos dinámicos.

Paseos

Esta parte del menú insertar permite hacer presentación con datos sobre mapas en 3D. Una forma bastante sofisticada de hacer presentaciones.

Minigráficos

Es una funcionalidad relativamente nueva de Excel. Permite hacer gráficos pequeños que se ubican en una sola celda y son muy útiles para hacer una lectura rápida de la información de una hoja de cálculo sin entrar en detalles.

Filtros

Se trata de una funcionalidad avanzada de Excel para aplicar filtros a una tabla de datos de forma sencilla e intuitiva y tener los filtros disponibles para aplicar.

Vínculo

Permite insertar un vínculo al contenido de una celda o imagen a una página web o a otro archivo, a una parte del libro Excel, a la apertura de un nuevo documento o a una dirección de correo electrónico.

Comentarios

Permite insertar comentarios en una celda que, además, pueden ser contestados por otros usuarios del mismo archivo, lo que permite trabajar de forma compartida las hojas de cálculo.

Texto

Permite insertar varias formas de texto en la hoja de cálculo. Por ejemplo, permite insertar un cuadro de texto en una capa superior a la de las celdas y que es posible desplazar libremente por el libro o insertar un encabezado para dar un buen formato de impresión, entre otros.

Símbolos

Permite insertar símbolos para, por ejemplo, ilustrar ecuaciones matemáticas y estadísticas, que no se encuentran en el teclado convencional como por ejemplo el símbolo del número pi (π).

Disposición de página

Esta sección permite configurar la página para imprimirla en la forma que el usuario estime oportuno o para visualizarla en el área de trabajo de la forma más cómoda. Sus secciones son:

Temas

Permite establecer un diseño predeterminado para la hoja de cálculo y manipularlo para personalizarlo cambiando los colores, las fuentes y los efectos. Una forma muy sencilla de rediseñar una hoja de cálculo en unos pocos clics.

Configurar página

En esta sección se encuentran muchas de las funcionalidades necesarias para configurar la impresión de una hoja de cálculo: editar los márgenes, cambiar la orientación (vertical u horizontal), cambiar el tamaño de la hoja, seleccionar un área para imprimir sólo un segmento de la hoja de cálculo, establecer saltos de página y otras funcionalidades como añadir un fondo a la hoja de cálculo o imprimir los títulos que Excel detecte.

Ajustar impresión

Para acabar de tener una impresión perfecta tenemos esta sección. Permite editar la escala a la que vamos a imprimir y ajustar el ancho y el alto.

Opciones de la hoja

Este apartado permite configurar la vista de la hoja de cálculo eliminando las líneas de división y los encabezados.

Organizar

Permite manipular imágenes y otros objetos que contenga la hoja de cálculo con funcionalidades como alineación o la agrupación de varios objetos. Es una sección muy práctica para acabar de dar un buen diseño a la hoja de cálculo.

Fórmulas

La funcionalidad de fórmulas y funciones de Excel es, sin duda, la que define a Excel. Con pocos conocimientos y de forma bastante intuitiva Excel permite trabajar con fórmulas y funciones para hacer cálculos sencillos que pueden llegar a ser muy complejos. Sus secciones son:

Insertar función

Desde esta sección es posible insertar cualquier función de Excel sin tener conocimientos, simplemente siguiendo los menús. Es totalmente práctica para buscar funciones y entender cómo funcionan.

Biblioteca de funciones

Permite acceder a la funcionalidad de insertar función desde el menú de las distintas categorías de función que Excel posee: autosuma, usadas recientemente, financieras, lógicas, texto, fecha y hora, búsqueda y referencia, matemáticas y trigonométricas y otras funciones.

Nombres definidos

Permite asignar nombres a celdas o rangos de celdas, lo que facilita mucho entender el funcionamiento de un libro u hoja, especialmente cuando contiene mucha información.

Auditoría de fórmulas

Es una funcionalidad muy práctica para entender el funcionamiento de una hoja o libro con fórmulas y funciones. Permite ver la relación entre las distintas fórmulas, mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo, comprobar errores de fórmulas y evaluar una fórmula, es decir, que Excel nos diga cómo está procesando una fórmula concreta.

Ventana de inspección

Permite seleccionar una celda o rango de celdas para ver cómo Excel la calcula. Además, permite guardar la selección para tener controlado en todo momento como Excel la está procesando.

Cálculo

Permite editar el funcionamiento de las funciones y fórmulas. Por defecto Excel lo calcula todo de forma automática, pero es posible configurarlo para que el usuario sea el que ejecute manualmente el proceso de cálculo. Puede ser útil en determinadas ocasiones, aunque lo habitual es que se utilice el modo automático de cálculo.

Datos

Es una de las secciones clave de Excel porque es la que permite administrar datos. Excel es muy versátil con el tratamiento de datos. El contenido de esta sección es:

Obtener y transformar datos

Desde esta sección podemos incorporar conjuntos de datos de fuentes externas al libro. El tipo de fuente desde el que podemos importar es bastante amplio y ha ido creciendo en posibilidades en las últimas versiones de Excel. Por ejemplo, podemos obtener datos desde un archivo de texto, una página web o una base de datos, entre otros.

Consultas y conexiones

Además de importar datos de fuentes externas, podemos conectar Excel con una fuente externa para tener permanentemente actualizada la información que tengamos en una base de datos, por ejemplo. Desde aquí podremos también actualizar la información de las tablas y gráficos dinámicos.

Ordenar y filtrar

Esta es otra de las secciones estrella de Excel. Permite administrar la información contenida en una tabla de datos mediante la ordenación y el filtro. Las opciones de ordenación y filtro de Excel son muy amplias.

Herramientas de datos

Esta sección permite aplicar varias funcionalidades muy prácticas para el tratamiento de datos. Podemos, por ejemplo, obtener las etiquetas de columna de una cadena de texto, rellenar celdas de forma automática cuando tenemos cadenas de información que cumplen con una secuencia, eliminar duplicados de forma automática, hacer celdas con desplegables de selección o limitar la escritura en una determinada celda como por ejemplo que una celda sólo acepte números.

Previsión

Permite asignar distintos escenarios para los datos numéricos contenidos en una tabla. Es una funcionalidad muy práctica para hacer previsiones estadísticas y evaluar el comportamiento de los datos en distintas circunstancias. Además, tiene la funcionalidad de previsiones con la que Excel calcula la evolución más probable de una serie de datos de forma gráfica.

Esquema

Permite dar formato a la hoja de cálculo para poder resumir la información en forma de esquema, algo muy cómodo para dar un formato más visual a la información.

Análisis

Esta sección contiene Solver, un complemento de Excel que permite hacer cálculos por iteración. Este complemento permite buscar el máximo o el mínimo de una determinada celda, combinando el cálculo de otras celdas sujetas a ciertas restricciones.

Revisar

Esta sección permite varias acciones orientadas a revisar la hoja o el libro, buscar datos y proteger el libro entre otros. El contenido es:

Revisión

Permite hacer la revisión ortográfica del libro y asignar sinónimos al texto para no repetir palabras. Además, contiene un resumen estadístico del libro: cuántas celdas con datos hay, cuántas tablas y fórmulas en la hoja y en el libro, una funcionalidad práctica cuando tenemos un archivo Excel con muchos datos.

Accesibilidad

Excel nos dará una lista de correcciones en el formato del archivo para hacerlo accesible a personas con discapacidad.

Datos

Contiene una funcionalidad que permite hacer búsquedas en internet a través del buscador Bing integrado en Excel. Es cómodo para no abrir un navegador y tener que salir de Excel.

Idioma

Excel tiene un traductor integrado totalmente práctico. No hace una traducción del archivo, pero permite pegar fragmentos de texto y obtener su traducción.

Comentarios

Esta funcionalidad permite introducir comentarios en una celda y que otros usuarios puedan responder a ellos. Esta misma funcionalidad la hemos visto en la pestaña Insertar, pero aquí además podemos añadir notas a las celdas.

Notas

Las notas no admiten una conversación con otros usuarios como los comentarios, pero son cómodas, porque permiten etiquetar una celda con un comentario.

Proteger

Esta funcionalidad permite proteger la hoja de cálculo o todo el libro contra la edición de otros usuarios. Esta funcionalidad es muy práctica porque es posible bloquear todo el libro u hoja o sólo algunas celdas, lo que permite compartir los archivos con otras personas y no temer porque se borren fórmulas, funciones o cualquier otro contenido.

Entrada de lápiz

Es un complemento de Excel con el que podrás hacer anotaciones manuscritas en tus hojas.

Vista

Como su nombre indica, en esta sección podremos cambiar la configuración en la que visualizamos la hoja o el libro. Esta sección contiene:

Vista de hoja

Es una opción que permite configurar la vista de la hoja o el libro sin que ésta cambie. Es útil cuando se comparten los archivos con otros usuarios de forma que cada uno puede tener su vista personalizada sin que ésta afecte al resto de usuarios que utilizan el libro.

Vistas de libro

Permite cambiar la vista de la hoja de cálculo para ver las distintas páginas de impresión con encabezados y pies de página. También permite configurar una vista personalizada.

Mostrar

Permite mostrar y ocultar los encabezados de fila y columna, la barra de fórmulas, las líneas de cuadrícula, una regla y los encabezados de página.

Zoom

Como su nombre indica permite ampliar o reducir la vista de la hoja de cálculo.

Ventana

Este apartado tiene varias funcionalidades interesantes. Permite abrir el archivo varias veces y organizar los distintos libros para poder visualizarlos todos en pantalla. Además, contiene la función de inmovilizar paneles que permite mantener las filas y/o columnas inmóviles mientras nos desplazamos por la hoja de cálculo, algo muy cómodo cuando hay revisar muchos datos y queremos tener siempre presentes los títulos de las columnas para saber que información contiene cada una, por ejemplo.

Macros

Excel permite hacer funcionalidades personalizadas gracias a las macros. Las macros permiten que el usuario pueda programar a su gusto casi cualquier funcionalidad en lenguaje Visual Basic. Es uno de los valores añadidos de Excel que, además, tiene la particularidad de que las macros más sencillas pueden hacerse sin saber de programación.

Ayuda

Imprescindible en un programa tan completo como Excel. La ayuda de este apartado es muy completa y contiene toda la información de todos y cada uno de los módulos de Excel, así como tutoriales y descarga de plantillas.